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2017年10月20日 • ワークスタイル

作業効率?居ごこち?オフィスに求められる「快適」とは

オフィスで働く人々にとっては、そこが快適であることが​生産性のうえでも一番重要なポイントであることは明白です。現代のオフィスのテーマでもある「働きやすさ」に立ち返って働く環境を考えなおすとき、そこで働く人がどうすれば快適に過ごせるかを考えてみましょう。職場の快適性を追求するには様々な側面からのアプローチが必要なのです。

​作業効率の良さから得られる快適性

オフィスの移転やレイアウト変更をするとき、まずは目的を明確にすることから始めます。会社の経営理念や社風をきちんと実現できる空間としてのオフィスという側面も大切ですが、それがどんな目的であっても新たなオフィスは作業効率の良さも兼ね備えていなければいけません。
作業効率をよくするためには動線を考え、什器などの配置を工夫したレイアウトが必要です。それにはデスクやOA機器の配置の仕方はもちろん、各部署間の並び方などは業務内容やつながりを考え、スムーズな流れが生まれるようなゾーニングが必要です。
また、狭い空間に人やデスクがひしめき合うのは働く人にとって快適とはいえません。社員1人あたりの業務スペースを計算し、通路も人がすれちがえる程度に確保しましょう。

オフィスレイアウトに限らず、コミュニケーションをよりスムーズにとりやすくするようなシステムを導入することで作業効率がぐっと良くなります。社内SNSを整備したり、自席に座ってヘッドセットを装着するだけで遠隔地とのミーティングが可能になれば、いちいちミーティングする場所に赴かなくてもスピーディーなコミュニケーションが取れるのです。このように無駄のない、作業をしやすい環境が提供されれば社員は会社で快適に仕事に集中することができます。

働く環境が機能的かつ魅力的なことが従業員のモチベーションアップになり、企業を成長させる大きな要素となるのです。

​居ごこちの良さをオフィスでどう整備するか

​最近流行のオープンオフィスレイアウトやフリーアドレスは、企業側にとってはコスト削減、社員側にとってはコミュニケーションの活性化を目指しているものです。ところが実際に体験してみるとプライベートが確保されづらかったり、自分には関係のない隣席の会話や耳に入ってくる様々な騒音でストレスが生じてしまうなど、必ずしも快適とはいえないようです。また、フリーアドレスで個人の居場所がなくなったことで会社への帰属意識が減ってしまったとも言われています。コミュニケーションが社員同士の一体感を増幅させたり、新たなイノベーションが生まれるようにするにはかなりの下準備と綿密な計画が必要なのです。

では本当に居ごこちの良いオフィスのレイアウトとはどういうものなのでしょうか?社員の満足度が高いオフィスの事例を見てみましょう。
社員がコミュニケーションを取りやすい環境は悪くはありませんが、必ずパーソナルスペースを作ることが大切です。また、リフレッシュコーナーやカフェスペースなどリラックスできる空間も重要で、中にはフィットネスやマッサージ、シャワールームまである企業も存在します。大企業の行っているそれらの設備までは手が届かなくとも、程よく社員がコミュニケーションをとりながらも集中して仕事に取り組める、そして休息の場があることが理想的なオフィスと言えます。

また、居ごこちの良さはオフィスのハード面だけでなく精神的なものにも大きく関わってきます。例えば残業が当たり前のような風潮でなかなか帰ることができなかったり、上司のパワハラがあったりすればどんなにオフィスが使いやすくても社員の居ごこちはよくなりません。社員のメンタルヘルスに対してもきちんと着目し、徹底した教育とフォローが行われることが大切です。快適なオフィス環境は働き方の改善という点でも作られるということです。

​どんなオフィスが”快適”なのかの再認識が必要

ワーカーにとっては自宅よりもずっと長い時間過ごすことになるのがオフィスです。より快適に使いやすい環境になれば満足度は上がり、仕事への取り組み方も変わってきます。お金をかけて流行りのオフィスデザインを取り入れておしゃれな空間を提供したとしても、それが社員にとって使いやすいものでなければ意味がありません。そうならないためには、会社の業態や仕事内容に合った快適性を追求する必要があります。人気の企業を真似してフリーアドレスを導入しても、社員のすべてがコミュニケーション大好き!という会社もそうないでしょう。働く人の中には人と接するのが苦手な人もいますし、コミュニケーションをとるのではなくじっくりと集中しなければならない仕事もあるからです。

オフィスを快適にするには、レイアウトやデザインの変更だけでは足りないこともあるでしょう。社員の満足度を向上させ、より生産性の高いオフィスにしたいのであれば、会社自体の様々なシステムを見直す時期に入っているのです。
例えば毎朝社内メールで確認、周知していた大量の情報を、社内SNSや情報共有の効率化で速やかに行えるようにするなど、変えていけるところはたくさんあるのです。また、毎日行われる生産性のない会議を問題だと思っている社員がいるのであれば、会議のしかた、あり方について会社全体で見直すことも必要です。人事制度なども含め改善すべき点はどこにあるのか、社内全体で考えなければ本当の快適さは手に入りません。

以上のように、オフィスの快適性は作業効率が良いオフィスレイアウトや快適さに着目したデザイン、社員同士のコミュニケーションの良さから生まれる一体感など、いろいろな面に現れるのです。

オフィスをより快適なものにできれば、社員はもっと仕事が楽しくなり、集中して取り組むことができます。オフィスが快適で社員の満足度も高いと優れた人材の確保にもつながります。作業効率が悪かったり、居ごこちの悪いオフィスは快適とは言えません。生産性をもっとあげたいのであれば快適に仕事をできる環境についてしっかりと考え直してみましょう。

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2017年10月19日 • ガイド

オフィス移転の物件探し、内覧でチェックしておきたいポイント

​オフィス物件を探している際、ある程度絞れてきたら内覧に行きますよね。内覧はとても重要なのでこの時にしなければならないことをきちんとリストアップしておきましょう。ここでは実際に物件の内覧に行った際、見るべきところやチェックすべき点をわかりやすくご説明します。内覧に行くときは女性目線で見なければいけない部分もあるので、できれば男女両方で行くのがおすすめです。

​内覧時に見るべきところ

​・オフィスレイアウトに合うか
実際に物件を選ぶのと同時にオフィスレイアウトを考えるのが一般的ですが、できればオフィスデザインを担当している人も一緒に内覧に同行してもらうのが良いでしょう。

・他にどんなテナントが入居しているか?
ビル自体は良さそうでも、他に入居しているテナントの雰囲気が良くなかったり、競合している会社があるようでは困りますよね。また、ひとつのフロアにいくつもの会社が入居している場合には共有部分の利用もありますので必ず確認、検討すべきです。ビル自体の顔でもある1階にどんなテナントが入っているかも重要です。飲食店や店舗などの場合もしかりです。入居テナントを見るとオーナーの審査基準も見えてきます。

・天井
天井の高さは一般的に2.5m以上あると快適に仕事ができると言われています。あまりにも天井が低いと圧迫感を感じやすくなってしまうので注意したいポイントです。また、旧オフィスで使用していたパーテーションを再度使いたいという場合はそれができる高さの天井の物件を探す必要があります。その他、天井には照明や空調、火災報知器などがついています。これらはレイアウトに大きくかかわってきますのでその位置や大きさを見ておきましょう。

・日あたり
もちろん眺望がいいのに越したことはありませんが、全面ガラス張りで日当たりがきつすぎる物件も考えものです。合わせてきちんとブラインドが設置されているかどうかも確認しておきましょう。また、窓が開閉できるかは空調コストにかかわってくるのでこれも確認しましょう。

・設備面
コンセントの位置や数はもちろん、OAフロアの有無や電気容量、各種回線有無や電気水道の契約方法、空調の種類やセキュリティの有無、駐車場の有無などは基本的な確認事項ですので漏れのないようにしましょう。

・環境
外や隣からの騒音などはありませんか?また室内の匂いなども実際に内覧してみて初めて確認できるので、物件情報ではわからない現状を観察しましょう。換気が悪い室内も仕事に支障が出てくるので、はじめに確認しておきましょう。原状回復工事が済んでいるのにもかかわらず、なにか汚れや破損を見つけたならその場で申告しておかなくてはいけません。

​周辺環境もきちんと確認を

​内覧に訪れる際には最寄駅からの所要時間や経路をきちんとチェックする必要があります。また、社員が通勤に使うことになる交通機関やその混雑状況、取引先へのアクセスなども把握しておきましょう。
毎日通うことになるオフィスの中はもちろんですが、オフィスの周辺環境も働く人々にとって大切な要素です。オフィス周辺の治安が悪いのは、あまり良い環境とは言えません。内覧に行く物件周辺には飲食店や商業施設、コンビニはありますか?また、銀行やATM、郵便局、病院などがあればなお便利と言えます。
物件周辺の車道や歩道の混雑状況も見ておきましょう。夜間遅くまで働くことが多い職場などは、タクシーがつかまえやすいかなども調べておくといいでしょう。合わせて周辺にお客様になりそうな業種の会社などはないかなども見ておくと良いですね。

物件に着いたら実際に使うオフィスの内部だけでなく、ビルの共有部分についても見ておく必要があります。
・エレベーター
エレベーターの台数が充実していれば問題はありませんが、多数のテナントが入っているにもかかわらずエレベーターの数が少ないようだと出勤時間や昼休憩の時間に混み合ってしまって時間のロスになってしまうことがあります。また、搬入搬出などを頻繁に行うような業種の場合は貨物用エレベーターがあるかどうかもポイントになります。これがないと一般のエレベーターを占有してしまう場合が出てきてしまい、他テナントからクレームが入ることもあります。そして、エレベーター内部の清潔さもポイントのひとつです。

・共有部分
給湯室はきちんと清潔が保たれていて使いやすいでしょうか?トイレはウォシュレットなどが付いているかの設備面や清潔感があるかもチェックしておきましょう。喫煙者にとっては不可欠な喫煙ルームもあるか確認しておきましょう。

​内覧時に見落としがちなポイント

​最後に、つい見落としてしまいがちな内覧ポイントを挙げていきます。入居してから気づいたのでは遅いので、しっかりと漏らさずに確認しておきましょう。
・電波状況
まずはその物件内の電波状況です。まれにオフィス内で電波が繋がらない、という場合があります。社内の主要な場所では各キャリアの電波がきちんと繋がるかどうかを確認しておきましょう。

・オフィスビルのエントランス
エントランスの開閉時間や休日の出入りが可能かどうかは必ずチェックしましょう。また、エントランスはビルの顔でもあり、そこに入居しているテナントのグレード感も現れてきます。テナント掲示板がきちんとしているか、分煙化されていて喫煙コーナーがあるかなどもチェックしておきましょう。来客者や入社志望者が最初に目にするエントランスですので、自社のイメージに合った印象のエントランスであるかを見ておきましょう。

・水周り以外の共有部分
メールボックスや駐輪場、ゴミ置場などがきちんと清潔に保たれているかの確認も大切です。他のテナントのマナーや管理状態の良し悪しもこれでわかります。

・設備の使用可能時間
24時間使用可能な物件だったとしても、エントランスの閉まる時間や閉まってからエレベーターが止まる物件があります。時間外にオフィスを利用する場合、セントラル空調の物件だと夜間の空調が使えないことがあります。

・ビルオーナー
入居テナントのところでも触れましたが、ビルオーナーの審査基準が甘そうな物件と、品格のある企業が名を連ねる物件ではオーナーの対応がかなり違ってきます。に長期的にお付き合いしていけそうな安心感のあるオーナーかどうかもきちんと見ておきましょう。

以上のようにオフィス物件の内覧はとても奥が深いということをお分かりいただけたと思います。1日に何件も内覧に行くのはとても大変な作業になりますので、ひとつひとつ丁寧に漏れのないよう確認しましょう。あらかじめチェック表を作っておくとスムーズに確認することができ、時間短縮もできるでしょう。

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2017年10月18日 • ガイド

間仕切りがないオープンオフィスレイアウトのメリット・デメリット

​オフィスレイアウトにはいくつかの基本的な形がありますが、オフィス全体を間仕切りのないオープンスペースに作っていくという方法もあります。そこで業務を行う場合、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか?ここではオフィスレイアウトの中でもオープンレイアウトに焦点を当てて、詳しくその実態について考えていきます。

​オープンオフィスのメリットとは

オープンオフィスの最大のメリットはコスト削減ができる、という点です。なぜコスト削減ができるのかというと、小スペース、またはワンフロアにたくさんの従業員が働ける環境を作ることができ、家賃を抑えられるからです。
また、オープンオフィスには壁がないためパーテーションやキャビネットなどを利用して区切りを作ることになります。それによって開放感のあるオフィスができあがります。

数年前から外資系やIT企業などがフリーアドレス制を導入しはじめたことにより日本でもこれを導入する会社が増えてきました。従来の社員ひとりひとりに固定席を設けるのとは違い、日中席を外している営業職などが多いオフィスにおいて、スペースの無駄も解消しコストも削減できるというわけです。フリーアドレスをはじめとし、間仕切りのないオープンなスペースで仕事をすることにより、社員同士のコミュニケーションが活性化し新たな価値や創造性が生まれるという点でも、オープンオフィスは新しい可能性を秘めているとして注目され続けています。

オープンオフィスは会社的にはコスト削減が実現できますが、そこで働く人々にとってはどういう意味を持つかを考える必要があります。もちろんオープンオフィスでもレイアウトやデザインが素晴らしいものであれば社員のモチベーションもアップします。社員にとって働きやすい環境は結果的に生産性の向上にもつながります。また、オフィスデザインが最先端の優れたものであることは、新たに優秀な人材確保につながります。

​オープンオフィスのデメリットとは

​一方で間仕切りのない空間で仕事をする、ということの一番の問題点はプライバシーの確保がしづらいということです。
実際、数年前にオーストラリアの研究チームが医学誌で発表した内容によると、オープンスペースで働く従業員はストレスにさらされやすく、体に不調をきたしやすかったり、生産性も低くなりがちという結果を打ち出して話題を呼びました。しかしこれは15年以上前の話で、そこからどんどんオフィスレイアウトは発展しています。それでも現在もオープンオフィスの弊害は囁かれ続けているのです。

新たに導入する企業もある中で、なぜこれほどにオープンオフィスは批判されているのでしょうか?それは先述したように、プライバシーの確保がうまくできていないために生じる従業員のストレスや不安感が仕事への集中力を低下させることに加え、間仕切りがないためにインフルエンザなどの病原菌も蔓延しやすくなってしまったということが大きな要因といえます。
他にも室内温度に対する不満や騒音などが気になってしまうことも考えられます。人の会話が自然に耳に入ってしまうオープンスペースでは集中力が保てないというデメリットも生じます。
また、フリーアドレス制は実際に導入してみても上手に使われないと意味がありません。フリーと言いながら実際は固定席のようになっていたり、毎日席を変わることに精神的な負担を感じてしまう人もいるかもしれません。

​オープンオフィスを成功させるための条件

​オフィスを新たにオープンスペースで構える場合、注意すべきいくつかのポイントがあります。
たとえ区切りのない開放感のあるオフィスだといっても個々の視覚的なプライバシーの確保や、集中して仕事に取り組むことができるブースを作る必要があります。コミュニケーションが向上し、チームワークがより強くなるというメリットを最大限に生かしつつ、生産性の高い仕事ができるようなしくみを作り出すことが肝心なのです。

フリーアドレスを新規に導入することを検討しているのであれば、まずはそれが自社の業務スタイルに合っているかをきちんと見定めましょう。在籍率が高い事務職にフリーアドレスは当然向きませんが、1日を通して在籍率が40%以下というのならば導入を検討してみましょう。実際にフリーアドレスを導入することが決まったら社員に意識変革を行う必要があるため、導入に向けてきちんとした説明会やシミュレーションを行いましょう。
また、オープンオフィスを使用するなら、レイアウトと同時にインフラの整備も重要になってきます。
そして、オフィスで働く人々の快適さを追求していくことでオープンオフィスが抱える問題点が解決します。例えば自分1人だけになれる時間を持てるような個室空間を作ることは仕事の上でも休息をとる意味でも必要です。このようにオープンオフィスであってもコミュニケーションと集中の両方が実現できるオフィス空間を作る必要があるということを忘れてはいけません。

​オープンオフィスの事例

​​こちらの写真のオフィスでは、ワークスペースにフリーアドレスを導入しています。ワンフロアにミーティング用のエリアや集中ブース、カフェエリアや読書ラウンジなど様々な機能をバランスよく配置しています。執務エリアは椅子で色分けをしたり机の形も正方形や円形、対面型の長方形など様々なタイプがあり、業務内容に合った机を選ぶことができます。また、お客様対応やサポート業務はまとめてエリアを設け、業務に集中できるようにしてあります。読書ラウンジにはインテリアに木目調の自然なものを使い、カーペットの色にも変化をもたせるなどして視覚的にも雰囲気を変えて気分転換ができるようなゾーニングがされています。
会議室などをローパーテーションで作る場合も半透明な素材で可視化するなどの工夫ができます。このように間仕切りのないオープンスペースであったとしてもメリハリのある空間作りをすることでストレスを感じさせない工夫はできるものです。
またオープンオフィスのデメリットとしてよく言われる騒音や雑音が気になって仕事に集中できないという問題には、少量のボリュームのBGMが効果的ともいわれています。この場合、音楽は歌詞のあるものではなく自然音などがおすすめです。

​オープンオフィスは必ずしもいいことばかりではありません。それによって生じうる悪影響などもきちんと知った上でワークスペースの設計に取り組みましょう。「会社の目標や理念を達成するために最善の仕事場を提供する」ということを念頭において、自社の業務にとって何が最適かを見極めることが大切です。

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