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2017年8月23日 • ガイド

今さら聞けない……「什器」って何?移転の際に必要な物とは

オフィス什器とは、オフィス家具とも呼ばれ、オフィスに必要なイスやデスク、収納棚などオフィスを構成するために必要な家具や道具などのことを指します。企業にとって欠かせないオフィス什器ですが、オフィスを移転する際どのように扱われるのでしょうか。
また、移転先に必要なオフィス什器とそうでないものはどのように分けられるのでしょうか。ここではオフィス移転時に必要なオフィス什器と、処分するオフィス什器の事例を交えながらまとめていきます。

オフィス什器を選ぶポイント

オフィスに欠かせないオフィス什器としては、デスク、イス、パーテーションなどがありますが、どのようなものを選べばいいのでしょうか。オフィス移転の場合は、元々使用しているオフィス什器をそのまま移転先で使用する場合があります。しかし、広さや新オフィスの雰囲気などによっては、新しいものへ買い換える必要があります。

オフィス什器を選ぶ主なポイントは、オフィスの雰囲気に合わせた色合い、広さに合わせた大きさ、職種に応じた機能を考慮することなどが挙げられます。
例えば、デスクを選ぶ場合は、営業職・事務職・管理職などデスクを使用する人に合わせた機能が必要です。書類を多く取り扱う場合は引き出しが多く収納量が多いもの、外勤の営業職なら平机やセールスマンデスクなどがおすすめです。
また、オフィス什器として重要なのが、パーテーションです。最近のオフィスデザインでは、パーテーションを使用しないオープンタイプが人気を集めています。従業員同士が顔を合わせ、コミュニケーションの取りやすさや連携プレイのしやすさなどから注目を集めています。しかし、仕事をしていてもプライベートな時間や空間は必要なものであり、オープンな空間ゆえにキーボードの音や足音などの環境音がストレスの原因となってしまう場合があります。そのため、休憩室などのリフレッシュスペースの充実が重要視されるのと同時に、パーテーションなどによる空間づくりが必要とされているのです。隣のデスクとの間にローパーテーションを置くだけでもストレスの減少ができ、レイアウトに変化をもたらすことができます。

オフィス移転時、什器はどうしている?

オフィスを移転する際は、今まで使用していたオフィス什器を解体して運ぶ場合と廃棄して新規購入する場合があります。オフィス什器は移転先での設置スペースや配置などによって使用する什器を選択する必要があります。使用していたオフィス什器をそのまま移転先に運ぶ場合は業者に任せることが前提です。しかし、使用しない場合は廃棄するかリサイクル、買取を依頼する必要があります。オフィスから排出される什器のほとんどは事業系一般廃棄物になりますが、金属製のロッカーやパーテーションなどは、産業廃棄物となります。企業では、事業で排出されるゴミを適切に処理する義務があります。そのため、不要になったオフィス什器はしっかり分類し、処分しなければなりません。

オフィス什器の処分方法としては、廃棄業者に依頼する、オフィス用品のリサイクル業者に依頼する、または不用品回収業者に依頼するというものが主に挙げられます。
この中でも特に不用品回収業者がおすすめです。まず、不用品回収業者はローコストで依頼することができ、対応も早いのが特徴となります。また、不用品回収業者では不用品買取も同時に行っていることが多いため、リサイクル可能な場合は買取もしてもらえます。
オフィス什器は資源という面から需要が高いものです。リサイクル可能なものはクリーニングしてからリサイクルされ、再利用できないものは鉄スクラップなどとして資源になります。そのため、不要になったオフィス什器は廃棄する前に不用品回収業者に依頼し、見積もりを確認しましょう。

オフィス什器は購入派?レンタル派?

新規事業立ち上げとオフィス移転、どちらの場合でもオフィス什器は購入するべきなのでしょうか。オフィス什器を購入する際のメリットとデメリットを紹介します。

まずオフィス什器を購入するメリットは、企業の財産となり長期的に利用できることです。使用方法によっては劣化により買い替えが必要になることもありますが、お客様を迎える企業にとってはオフィスデザインに加え、オフィス什器が企業の印象や顔となる場合があります。こだわりを持ちいいものを使用することが企業のメリットとなります。
逆にデメリットとしては、導入費が高いことが挙げられます。また、不要になった際は、廃棄業者に依頼すると廃棄費用が発生する場合もあります。

最近では、オフィス什器をレンタルやリースなどで揃える場合も少なくありません。レンタル期間も数ヵ月の短期のものから長期のものまで多くの什器を取り扱うレンタル業者が増えています。代表的なオフィス什器であるデスクやイス、パーテーションなどをはじめ、コピー機やビジネスフォン、シュレッダーなどまでレンタル可能です。納品や設置、引き上げまでレンタル業者が行うため、手軽にオフィス什器を使用することができます。また、オフィスを移転する場合は、オフィス什器の移転作業をしてくれるレンタル業者もあるため、手間を省くことができます。

オフィス什器は、企業のイメージやオフィスに合ったものを選ぶ必要があります。新品のオフィス什器や中古のオフィス什器を購入する場合も、オフィス什器をレンタルする場合も、従業員のニーズやオフィスとのバランスに合わせたものを選ぶことが大切です。

オフィス什器はオフィスデザインと同様に、企業で働く従業員にとって使いやすいことが必須のものであり、企業の雰囲気や印象をお客様に与えるものです。オフィスには欠かせない代表的なオフィス什器から企業の職種に合わせたオフィス什器まで、オフィスに必要なものすべてがオフィス什器と呼ばれます。
オフィスを移転する際には、以前使用していたオフィス什器ではなく新しいものが必要になる場合やレイアウトの変更などによりオフィス什器の増減が必要になる場合もあります。企業や従業員のニーズに合わせたオフィス什器選びと購入・レンタル等の導入方法を選択しなければなりません。購入とレンタルのメリットとデメリットを考慮し、選ぶことが大切です。

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2017年8月22日 • インテリア

オフィスの印象は「床」のデザインで決まる!?

昔から「オフィスの第一印象はエントランスで決まる」と言われていますが、実は会社の印象を左右するポイントはエントランスだけではないのです。そのポイントは、「床」です。
オフィスの床と言えば、グレーのタイルカーペットが主流でした。蛍光灯とのバランス、ゴミや紙くずが目立ちにくいなどの理由から使用する企業が多かったと言われています。しかし、最近のオフィスはそれぞれの企業が個性を持ち、蛍光灯ではない照明も多く、床に使われる素材の種類も豊富になりました。
では、床はどのようにオフィスの印象を左右するのでしょうか。

床が与えるオフィスの印象

オフィスデザインを考えるうえで、色はとても重要です。その中でも壁や天井、床の色をうまく配色することで快適なオフィスを実現させることができます。色彩が人に与える印象には、体感温度・集中力・活発さ・時間・好みなどがあります。そのため、企業や職種などに合わせて色のレイアウトを考える企業が多くなっています。
オフィスのデザインをするときは、先に色のレイアウトを決めると素材を決定しやすくなります。特に床と天井は部屋に対する印象を大きく変えるため、色味を十分考慮したいポイントです。オフィスに開放感を増やすためには、床を軽い色味にするのがおすすめです。
例えば、ダークグレーの床は照明の光を反射せず、暗い印象を持ってしまいます。その床をナチュラルウッドにリノベーションすることで、窓から入る太陽光や照明の光を反射し、オフィス全体を明るくすることができます。

オフィスの床は、色味などの見た目の印象だけでなく、社員やお客様の歩きやすさや足音の反響なども重要です。そのため、床材の種類もしっかりとした考慮が必要です。
オフィス内の音環境問題が重視される現在では、意外と気になる音として、ヒールの音をはじめとする足音が挙げられています。オフィスの印象は見た目だけでなく、使いやすさも大切です。そのため、床は色味の印象だけでなく、足音や歩きやすさを考慮したものを使用することをおすすめします。

床を活用することでオフィスは変わる

最近のオフィスは、パーテーションを使用しないオープンオフィスが多くなっています。そのため、オフィス内に隔たりがなく開放感がありますが、フロアにメリハリがない場合があります。そんなオフィスに変化を与えるのが、床材を1つではなく複数用いる方法です。
例えば、エントランスと廊下、ミーティングスペースなど、それぞれ床材を変えることでオフィス全体の印象が大きく変わります。今あるオフィスの雰囲気を変えたいという場合には、フロアカーペットの貼り方で変化を出すのがおすすめです。1色ではなく複数のフロアカーペットを組み合わせれば個性あふれる床をつくることもできます。

オフィスに使われる床材は主に3種類です。それは、カーペットタイプ・ビニルタイプ・天然素材タイプです。カーペットタイプは部分的な取り外しが可能で、組み合わせて使用できるのでデザインがしやすい床材です。また、ビニルタイプは耐摩耗性に優れ、滑りにくいためオフィス内はもちろん、水回りにも便利な床材です。そして、天然素材タイプは抗菌作用があり、環境にも優しい素材です。このように床材によって特徴や注意点などがあるため、オフィスに合わせて活用することがオフィスデザインには大切です。

また、オフィスの床で問題視されるのが配線コードです。いくら床材にこだわったオフィスでも床に這わせたコードがあるだけで印象が悪くなってしまいます。最近は床を二重構造にしてコードを床下に隠せるOAフロアも人気ですが、導入費用がかかるため、さまざまなアイテムを使用してコードをまとめる企業も多くなっています。どちらにしても入り組んだ配線をむき出しにした床は歩きにくく印象が悪いため、工夫が必要です。

オフィスデザインの事例について

オフィスデザインは、既存のオフィスをリノベーションする場合と新規開設や移転のため一からつくる場合があります。実際に床を施工するだけでも、デザイナーや内装業者が必要です。また、床の貼り直しの場合でも、床材代・施工費・既存の床材を剥がして処分する費用・下地の修復費などが考えられます。そのため、オフィスのデザインや完成図が決まっていない場合はデザインから内装工事まで行っている業者に依頼することがおすすめです。

例えば、株式会社MACオフィスでは、オフィス移転や事務所開設などを扱い、エントランス・パーテーション・オフィス内スペースなどのオフィスデザインを行っています。
オフィス移転の事例では、東京都にある化粧品卸業の賃貸オフィスが挙げられます。壁には商品の陳列スペースをつくり、企業が取り扱う化粧品を展示しています。ごちゃごちゃした印象はなく、シンプルながら清潔感溢れる印象が持てます。また、ウッド調の床材を使用し、照明に豊かな色味を持つハロゲンを用いることで高級感を与えます。さらに化粧室では、黒の石タイルを使用し、オフィスの高級感とは異なる高級感を与えています。オフィス内の空間ごとによって素材を変えることはメリハリにつながりますが、統一性を失うこともあります。しかし、ここでは素材を変えつつ、ラグジュアリーな雰囲気で統一されたオフィスがつくられています。

新規事務所開設事例では、大阪府の法律事務所を挙げます。法律事務所ということでお客様が訪問しやすく、安心できる事務所づくりのためにエントランスに力を入れています。柔らかい色彩を使用し、品格を表しながらも、空間を引き締めるアクセントや強さも重視してエントランスをデザインしたそうです。オフィスに開放感を持たせつつも、会議室や応接室などには間接照明を使用し、話しやすく親しみやすい空間をつくっています。

このように企業に合わせたオフィスデザインが必要です。

【株式会社 MACオフィス】

企業にとってイメージはとても大切です。そのため、企業の印象を左右するオフィスデザインは企業イメージそのものになります。
色彩や素材を考慮し、企業の職種やニーズに合わせてオフィスをつくりましょう。その中でもエントランスはオフィスの顔であり、床はオフィスの印象を大きく変える場所になります。オフィスの印象を変えたいときは床に着目してみましょう。同じオフィスでも印象を大きく変えることができるかもしれません。

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2017年8月21日 • ガイド

いる?いらない?判断が大切!オフィスで断捨離をするコツ

​オフィスを一掃し、無駄なものを排除する断捨離を決行する場合、どんなことに注意したらいいでしょうか?そもそも断捨離は新しく入ってくるものを断ち、今ある不必要なものを捨てることですが、オフィスと家庭では状況が違います。ここでは個人の所有物ではなく、会社のものをいかに断捨離していくかについて考えてみましょう。

​こんな状況がオフィスの断捨離をする時かも

・オフィスが書類であふれかえり、デスクの上にも書類が山積みになっている
・探したいものが見つからない
・不要な書類を処分するのにも時間がかかり、なかなか手をつけられない
・オフィス内に必要ない古い書類が眠っていて場所をとっている

以上のようなことが当てはまる方は、まず自分のデスク周りを見直して断捨離をすることをおすすめします。オフィスにいる時は仕事に追われていて、腰を据えて片付ける時間なんてとてもない!と言う方もいるでしょう。しかし、雑多なオフィスでは本当の意味での生産性は見込めないのです。個人用のデスクがないフリーアドレス制を導入する会社が増えてきているこの時代、デスクが散らかっていて何がどこに入っているのかわからない……なんてことはありえないのです。デスクがあるからそこに要らないものまで置いてしまっているのではお話になりません。断捨離で不要な書類は処分をし、データで保存できるものはプリントしない、という工夫は会社のコストダウンや効率アップにつながる有意義な試みです。オフィス移転とまではいかなくても社内環境や社員のモチベーションを変える良いチャンスになりますので、ぜひ会社一丸となって取り組んでみてください。

​オフィスを断捨離することでこんな効果が!

​オフィスの断捨離を行うことにより、オフィス内が綺麗に片付くのはもちろんですが、この機会に整理整頓をすることで極力モノを減らし、スペースの無駄、業務の無駄を省くことが可能です。

具体的には、使うかもわからない古い資料や書類が保管されていたスペースを一掃することでデッドスペースが減り、その場所を有効活用することができます。そして、乱雑になっていたオフィスの中から必要なものを探し出すのに取られていた時間の無駄をなくすことができます。こういった小さな時間の積み重ねが大きなロスになっていることは言うまでもありません。もちろん、すっきりと片付くことで仕事をする人の思考もクリアになり、効率がよくなり、生産性も向上するでしょう。デスク周りの乱れは心の乱れや慢心にもつながります。断捨離をすることで心機一転、初心にかえった気持ちで仕事に取り組めるようにもなるでしょう。

また、断捨離は様々な面からムダをなくしていきますので、コピー用紙や電気代などのコストダウンも見込めます。それらのストックを必要最小限にすることでスペースに余裕ができますし、不要な事務用品やその他の余剰な備品の経年劣化も防ぐことができます。このように片付けること、断捨離することは雑務ではなく業務のひとつなのだということを再認識する必要があります。

​参考にしたいオフィスでの片付け術

トヨタ自動車の片付け術は書籍化されるほど有名ですが、実際どのように進めているのかをご紹介しましょう。

まず、トヨタでは片付けは仕事そのもの、という考えを定着させています。
例えばあなたは必要な書類を探すのに10秒以上かかっていませんか?1週間以上使っていない文房具はありませんか?デスクの上に1ヶ月上触っていないものはないですか?
以上のようなことをトヨタではムダと指摘しています。そして業務や職場で見つけられるムダな作業やモノを「7つのムダ」と位置付けています。その中で在庫のムダ、というものは必ずしも商品についてだけでなく余剰に持っている備品やデータについても言えることです。また、データ化すれば紙のムダが省けるような資料についても加工のムダとし、頻繁に使うのにもかかわらず必要なものが近くにない状態を運搬や動作のムダと考えています。つまり、片付けが必要な対象物だけでなく、それに付随する動作や時間のムダも問題にしなければならないということになります。
そもそもデータとして原本があるものは書類として手元に持つ必要はありません。今使っているものだけを残し不要なものはムダとして処分対象にしましょう。個人で持つ必要はないけれども、たまに使う備品などは共有のものとして置き場所を決め、使ったものは必ず元の場所に戻すことを全員で徹底しましょう。

​オフィス内断捨離の進め方

家では思い切って捨てることができそうなものも、オフィスではなかなか捨てられないこともあります。例えば、前任者が残した資料など今すぐには必要ないがいつか使うかもしれない、などというあいまいな理由で捨てることができないものや、判断がつかないからとりあえず取ってあるものなどがそれに当たります。資料を念のため余分に印刷することについても然りです。これらについては保管期限をきちんと決めておくのが重要になります。一定期間を過ぎても出番がなければ破棄すると会社で規定することが必要です。

ものを捨てることはもちろんですが、同時に新たに備品などを増やさないという努力も必要です。あったら便利かもしれない、いつか使うかもしれないという考えはやめ、共有できるものは共有しましょう。
まず個人のデスク周りや必要ない書類の処分から行います。残すものは期限を決め、パソコンの中の不要なデータなども処分の対象にしましょう。使えない文具は捨てる、同じものは何個も置かないなど必要最低限にするよう徹底しましょう。必要か不必要か自分では判断がつかないものは、上司に判断してもらいます。

オフィスの断捨離では上司によって書類の保管期限の決定などが必要になります。オフィスがきれいに片付けられるとたくさんのメリットがありますので、これらの取り決めがない会社ではその必要性を知ってもらい、不要物の整理についての取り決めを確立する必要性があります。「捨てる・捨てない」の判断基準をはっきりさせておくことがオフィスにおいて断捨離の成功の鍵となります。

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