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2017年2月22日 • ガイド

何でも屋が持つとっておきの武器!ここぞで光る総務系の資格

総務系の仕事は、会社によって業務内容が異なることも多いですが、幅広い知識や能力があればこそ活躍していける職務です。総務系の仕事でスキルアップや転職などに活かせる資格はどういったものがあるのかを見てみましょう。一番のおすすめは「衛生管理者」ですが、最近注目の「マイナンバー検定」やこれから活躍するであろう「メンタルヘルス・マネジメント検定」についても触れていきます。

転職にも役立つ、総務系の資格とは?

社会人になって企業に勤めるようなり、どんな仕事をするかは個人の向き不向きや会社の意向もありますが、大きく営業系、総務・事務系に分かれますよね。総務系の仕事はとても幅が広く、企業によって任される仕事内容も違いますが、様々な知識や能力が必要とされます。現在の職場ではもちろん転職したとしても強みになる総務系の資格について調べてみました。資格を持つことによって自分自身のスキルアップはもちろん給与アップも期待できます。
総務系のお仕事とは、経営に関する知識はもちろん社内の人間に対する管理能力も必要とされます。会計方面での資格では「簿記」や「ファイナンシャル・プランナー」、「会計士」などが経理系に役立ちます。また、労務方面で必ず役立つ資格として、まず一番に挙げられるのは50人以上の在籍者がいる職場では必ず1人以上の資格保持者の在籍が必要とされている「衛生管理者」です。次に注目されているのは「メンタルヘルス・マネジメント検定」や「マイナンバー検定」です。こちらは新しい資格ですがどんな業界の職種でも活かせる資格です。また「社会保険労務士」も労働トラブルに活かせる資格です。こちらはメンタルヘルスや様々なハラスメント問題に対応するのにも役立ちます。

衛生管理者資格とは?

衛生管理者資格とは、労働安全衛生法で定められている国家資格です。企業内の衛生管理を医師だけで行うことは困難ということで、その指導員のような立場の者として1947年に規定されました。主に労働者の健康障害を防止するための作業管理や健康管理を中心に労働衛生教育の実施や健康保持や健康増進のための活動を行います。つまり社員が気持ち良く働くための清潔で安全な職場環境を整えるための知識が身につきます。この資格を取ればキャリアアップはもちろん、転職にも有利です。
衛生管理者はすべての業種で50人以上の労働者がいる場合に選任が義務付けられています。衛生管理者は毎週1回は社内を巡視し、設備の作業方法や衛生状態を管理します。そして問題が見つかればすぐに必要な措置をしなければなりません。例えば、定期検診や身体に害を及ぼす可能性のある業務につく社員への特殊健康診断を行って、健康状態を把握し問題を見つけたらすぐに処置します。また社員が快適に過ごすことができる環境を作るための職場改善プランも立案します。
衛生管理者免許には第1種と第2種がありますが、試験は毎月全国各地で行われています。受験資格として実務経験や学歴制限はありますが、正答率60%以上で合格できるので難易度もさほど高くありません。現状では有資格者の絶対数が不足しているのもあり設置義務を満たせていない企業も少なくありません。さらにこの資格を持っていると「衛生工学衛生管理者」「労働衛生コンサルタント」「心理相談員」の資格を目指すことができます。

今注目の総務系資格2つ

マイナンバー制度が導入されてまだ日が浅く、制度についての理解が不十分なことが多いので、これをしっかりと学んで知識を持っていると役立つこと間違いなしです。「マイナンバー検定」の2級以上を取得すると企業でのマイナンバーの取り扱いの注意点などが理解でき即戦力になります。試験は誰でも受験することが可能で、マークシート方式で80%以上の正解率が合格基準です。

労働安全衛生法が改正され、2015年から50人以上の労働者がいる会社では年1回ストレスチェックをすることが義務化されました。このように社員のメンタルヘルスについての管理は企業にとってとても重要な課題です。「メンタルヘルス・マネジメント検定」はこれからの時代必ず役立つ資格です。企業における様々な立場の社員それぞれに応じて、必要なメンタルヘルス対策の知識や対処方法を学びます。全3種類ある種目のうち2つ以上持っていると転職にも有利です。職場でのコミュニケーションスキルの向上や問題を抱えている人への適切な対処法、職場でのストレスについての自己診断などすぐに役立つ内容です。企業の生産性の向上のためにも社員のメンタルヘルスにきちんと配慮し、職場自体の活性化を図ることが重要な課題となっています。

その他持っておくとスキルアップできる資格

総務系の仕事は多岐にわたり、そのジャンルも広範囲です。会社の規模や業種によっても任される職務は違いますが、どこへ行っても使える資格をいくつかご紹介します。総務の仕事では庶務や人事、労務や経営、法律など幅広い知見を持っていればいるほど役に立ちます。いっけん事務職のような感じがしますが総務というのは何でも屋であったりもします。
まずは「簿記2級」です。経理を直接任されているわけでなくても会社の経済活動の流れがよくわかるようになります。また転職にも役立ちます。経理や財務系の資格は他に資産運用や資産計画についてのスペシャリストである「ファイナンシャル・プランナー」や独立開業もできる「会計士」があります。会計士はかなの難関で実務経験も要します。
続いて「社会保険労務士」です。こちらは社会保険や労務に関するスペシャリストで、国家資格であり難易度が高めですが将来の独立、開業も見込めます。また、法務分野の基礎知識が身につく「行政書士」も独学で資格取得が望める資格です。
以上は仕事をしながら勉強をして資格取得に挑めるものもあれば、実務経験などを要し資格取得まで時間がかかるものもあります。まずは衛生管理者資格を狙い、そこからステップアップしていくのが総務系の仕事で役立つ一番の道のりだと言えるでしょう。

総務系の仕事はいわば何でも屋。幅広い知識や能力があればそれに越したことはありません。資格を取るということはその知識を客観的に証明し評価できることにつながります。実務をしながら仕事にすぐに活かせる資格にチャレンジしていくことは必ず役に立ちますし、転職にも有利です。

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2017年2月20日 • ガイド

総務から全社員へ!社内の無駄削減に取り組もう

会社の目的はさまざまですが、どんな業態であれ「営利を生み出す」ことは必須です。営利を生み出すためには、社内に存在する無駄なコストをできるだけ減らす努力が欠かせません。無駄のチェックやコスト削減は何も総務の専権事項ではありませんよね。全社員が意識することで会社に利益をもたらす無駄削減の具体策をチェックしてみましょう。

「無駄・無理・ムラ」の発見に努めよう

余計な時間や生産を象徴する「無駄」、能力を超えた計画のために結局トータルの利益が減ってしまう「無理」、適材適所の対義語ともいうべき「ムラ」。会社の無駄な費用は、この3つによって発生します。会社のなかにはびこる「無駄・無理・ムラ」を発見するには、総務や経理の力だけでは到底足りません。全社員がコスト意識をつねに持ちながら仕事をすることが欠かせません。

では、全社員がコスト意識を持つためには何が必要でしょうか。まず押さえるべき方法は「コストの見える化」です。具体的には、開発・製造・販促といった部門ごとに、年度ごとに想定される予算と、定期的な経費の概算をグラフなどにして全社で共有するといった方法です。紙ベースかweb上かの判断は企業の規模などによって変化しますが、一見して部門別のコストの現況が把握できるよう見やすくわかりやすいものにするのが総務の腕の見せどころです。

たとえば、電気代のように、「見える化」することで即時に無駄を削減できる項目については、「見える化」のための個別システムを導入することも良い選択です。特に、規模の大きい会社や、電力消費量の極端に多い会社であれば、システム導入の初期費用を上回る大幅なコスト削減を実現できる場合があります。

また、無駄の削減のためには、社員同士で遠慮せずに無駄を指摘しあえる職場環境にすることも大切です。「こういうお金の使い方がこの会社の慣習だから」といった曖昧な基準がまかりとおり、そのことについて部下が上司に、後輩が先輩に疑問を差し挟めないような窮屈な空気が蔓延しているなら、「無駄・無理・ムラ」に気づくことすらできないでしょう。会社にとって無駄を減らすことは利益につながるのですから、無駄の指摘をする場合は、上司・部下、先輩・後輩といった関係性に臆する必要はないはずです。

すべての無駄は「会社のカネ」意識から生まれる

あなたが出張から戻ったあと、総務や経理の担当者に申請する出張費。内規を満たす等、妥当性が認められるかぎり、申請した額面がそのまま会社から支払われます。「私生活では乗ったことの無い新幹線のグリーン席で、京都まで出張!」と、ちょっとした旅行気分になって喜んでしまう人もいるかもしれませんね。

でも、会社が交通費を支払う目的は、「あなたを目的地に運ぶため」だけではありません。「あなたが、出張先でしっかり仕事をする(ことで会社に利益をもたらしてくれる)」という暗黙の合意があるからこそ。つまり、出張費は、「出張に行ったのだから、もらえて当然」ではないわけです。それなのに、出張費の精算を受けるあなたの心のなかに、「仕事に行ったのだから会社からお金をもらえて当然だ!」という意識=「会社のカネ」意識があったとしたら、ちょっと怖いですよね。

大きな会社なら、出張費に関する内規は整っていることでしょう。しかし、個人商店や中小企業では、まだまだ「自己申告で精算」という会社もたくさんあります。これは「社員は正直に申告する。無駄な出張費は使わないはず・・・」という性善説に基づいています。

しかし、残念ながら、ズルをする社員はゼロにはなりません。本当はもっと交通費を抑えられるはずが、「目的地までのルートチェックが面倒で、もっとも割高な路線を使ってしまった」ということもありえます。そういったごまかし、ズルをしてしまう背景に「会社のカネ」意識があります。もし、あなたの会社が、「事情により交通費が出せない」、あるいは「内規に基づき一定金額しか支給しない」という会社だったら、きっとあなたは、どうにかして交通費を最小に抑えようと全力で路線チェックをするはず。

出張費だけの問題ではありません。会社のあらゆる経費に生じる無駄の根っこには、この「会社のカネ」意識があります。コピーをする際、よく確認すれば白黒で済むとわかるのに「見栄えが良いから」という理由だけでフルカラーでコピーする。残業でオフィスに残っているのは自分だけなのに、フロアすべての電灯をオンにする。一つひとつは小さなことかもしれませんが、その積み重ねが莫大な無駄につながります。「会社のカネ」意識は、無駄の削減にとっては天敵なのです。

見えない無駄の象徴!その長い会議、必要ですか?

無駄はお金だけではありません。労働の成果が利益を生むのですから、「時間」の浪費は目に見えないだけに深刻なダメージを会社にもたらします。
「長時間の会議は無駄」という議論がされるようになってずいぶん経ちますが、今でも会議にあけくれる会社は無くなりません。その理由はいくつかあります。

まず、「会議の時間がコミュニケーションの時間として有意義に活用されている」という場合です。会社という組織は、考え方・経歴・家庭環境など、あらゆる面で違う個性を持った生身の人間が集まる場所です。そんな複雑な環境で、社員同士のコミュニケーションが100%円滑だなんてこと、あるはずがありませんよね。

なんらかの手段で、社員同士の会話や息抜きといった「こみいった人間関係を融和させるためのコミュニケーション」が必要となります。会社によっては、会議の時間がそのコミュニケーションの場と化している例があるのです。会議の時間が、社員同士のコミュニケーションのために充当されている場合、議題を解決するという本来の目的からすると不必要なほど長い時間を浪費してしまうことが往々にしてあります。

次に、「強い利害関係を持つ人が議論を先導・誘導してしまう」ことも会議が長くなる大きな原因です。特に、いわゆるワンマンと呼ばれるような偉い立場の人が「会議やるぞ!」と音頭をとって開くような会議は大抵長引きます。

会議が長引く二つの原因を挙げましたが、いずれの場合でも改善のためのコツがあります。

まず、会議を始める前に目的を全員で確認すること。会議が「コミュニケーションの時間」になってしまうのは、「議題を解決する」という本来の目的が曖昧になっているから。「それでは始めます」の一言を発するまえに、司会進行役が会議の目的をはっきり説明し、出席者全員でゴール地点を確認しましょう。可能なら制限時間を設定できればなお良しです。

また司会進行役には、「着地点・妥協点を提示できる力を持つ人」にお願いするのが良いでしょう。利害の対立する会議や、多種多様な意見の飛び交う会議では、そもそも全員を納得させる結論を見出すのは困難です。そこで、全体のバランスをふまえて、リスクのもっとも少ない着地点・妥協点を提示できる司会進行役を配することで、会議の長時間化を防止します。

「着地点・妥協点を提示できる力を持つ人」が誰なのかは、会社の事情によって当然変化するでしょう。「バランス感覚に優れている」「無駄話をしない」という条件を満たすなら、ワンマン上司のほうが進行役には適しているかもしれません。

反対に、上司が強権的・独善的な人なら絶対に進行役にしてはいけません。その場合、出席者のなかでバランス感覚に優れた、視野の広い持ち主を選定する必要がありますが、もし適任者がいないなら、持ち回りで進行役を割り振るのも良いでしょう。進行役の経験自体が、社員の能力開発の機会になりうるからです。

会社のあらゆるところにはびこる無駄。無駄がひと目でわかるならまだ対処できますが、誰かがこっそり行う「ズル」や、全員が無意識に無駄な時間を共有してしまう「会議」など、一筋縄ではいかない無駄もあります。ご紹介したような対策をもとに、総務だけでなく、全社員で無駄の削減にトライしてみてください。

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2017年2月17日 • ガイド

縁の下の力持ちを支えるために。総務のモチベーションを上げる

会社の業務はそれぞれの部署ごとに与えられた役割があります。仕事に対する自己評価は、本来、その役割がこなせているかによって決めるべきこと。「そうは言っても、総務の仕事ってなんだか地味だよね?」と自分を卑下している人、ぜひ総務の仕事に対するイメージや考え方を変えてみましょう。総務のモチベーションを上げる考え方や方法をまとめたので参考にしてみてください。

「社員こそがお客様」と考えてみる

たとえば営業や開発・製造といった部署の場合、自分の関わる仕事の名宛人は、「市場に存在する不特定多数の消費者やクライアント」です。消費者やクライアントは「会社の外の人」と呼びかえることができます。

総務という部署のなかでも、たとえば受付業務を担当する人なら、会社外から来訪するお客様と接する機会が多いので、やはり「会社の外の人」を相手にする仕事といえます。また、中小企業の総務部では、広報や法務を兼ねていることが多いため、その場合もやはり「会社の外の人」を相手に仕事をする場面が多くなります。

では、それ以外の総務の業務は、誰を相手に仕事をしているのでしょうか。経理、人事、社員の福利厚生・安全衛生・健康管理から備品等の管理といった庶務的業務などは、もっぱら「会社の中の人」、つまり社員を相手に仕事をしています。「総務の仕事は地味」だとか「スポットライトを浴びることのない裏方」といったイメージも、会社の中で、社員を相手に黙々と仕事をしている総務の裏方的姿から生まれたものでしょう。

しかし、これは考えようによっては、「社員こそがお客様」と捉えることができるわけです。営業や広報の仕事がクライアントや消費者のニーズに応えるのと同様に、総務もまた社員のニーズに応えることが大切な仕事となります。ステークホルダーの属性次第で仕事の優劣も変化する、なんてことはありませんよね。お客様はお客様。総務だって、自らの仕事に誇りをもって取り組むべきです。

「何でも屋・便利屋」ではなく「ゼネラリスト」

「総務の仕事って、結局は何でも屋、便利屋でしょ?」そう考えている人、多いのではないでしょうか。たしかに総務の仕事は多岐に渡るのは事実。

しかし、「総務=庶務」というステレオタイプ的な誤解は、総務が扱う業務のバリエーションがあまりにも広く、第三者から見ると仕事の全体像がつかめないことに起因するのです。決して「総務の仕事は底が浅い」わけではありません。それどころか、会社の規模が比較的小さい場合、経理、法務、人事といった高い専門性を求められる業務さえ総務に割り当てられることもしばしばあります。そう考えると、「総務の仕事は広く、深い」と考えることもできるのではないでしょうか。

備品を補充したりするだけなら、たしかに「何でも屋・便利屋」かもしれませんが、実際の守備範囲は上にみたようにきわめて広範で、スムーズな業務の遂行のためには全部署の社員と密なコミュニケーションをとる必要があります。

無駄を避けるのに欠かせない「コスト意識」も、他の部署よりもいっそう求められるのが総務です。コスト意識を養うためには、会社全体の業績に目を配る心がけが欠かせません。このように考えると、総務という仕事は単なる「何でも屋・便利屋」ではなく、「ゼネラリスト」と呼ぶのがふさわしいのではないでしょうか。

もちろん、会社の規模が大きい場合には、個々人に割り当てられる業務内容はそこまで広範ではなく、労務管理、経理、広報、法務等に分類されることでしょう。しかし、それらの分野の経験、実績を積み重ねていくことで、「一つの企業体がどのような目的をもって活動しているのか」を自分の頭のなかでイメージできるようになることには違いありません。結局、会社の規模の大小に関係なく、総務で長くキャリアを積むことには、一人の企業人として広い視野をもった人間を育てる効用があるのです。

総務はゼネラリストを育てる。この事実を知っているだけでも、仕事へのモチベーションは大きく高められるのではないでしょうか。

総務に関係する資格を取得してみる

自分の担当業務に関係する資格の取得を目指すのも、仕事のモチベーションを高めるには有効です。総務の仕事に関わる資格はいくつかありますが、特に有用なのが簿記検定、ビジネス・キャリア検定、社会保険労務士の3つです。

1つ目の資格「簿記検定」を取得するには、言うまでもなく会社の経理についての理解が欠かせません。内容のレベルは級によってことなりますが、中小企業なら簿記2級、大企業や上場企業なら1級を持っていると武器になります。
ただ、「私は総務部には属しているけど、経理とは関係ない仕事です」という人もいることでしょう。そのような人にとっても、会社のお金の流れを理解していることは、一つの企業体がどのように利益を生み出すかを俯瞰するための素養となります。それは、「総務が会社の利益に貢献するためには、(直接的でなく、間接的に)何ができるか」という問題意識の源泉となり、仕事へのモチベーションを高めてくれます。

2つ目の資格「ビジネス・キャリア検定」は、「企業の職務遂行に必要な実務能力」を客観的に評価する試験です。「人事・人材開発・労務管理」、「経理・財務管理」、「営業・マーケティング」など8つの試験分野に分かれているので、自分の担当業務に関係する分野で受験できます。
たとえば、労務管理に従事している人なら、「人事・人材開発・労務管理」分野を受験することで、労使関係や就業規則についての広範で正確な知識を身につけることができます。専門書で自学自習するのも良いのですが、テストによって正誤をチェックされることで、曖昧な知識を排除できることのメリットは大変大きいといえるでしょう。

3つ目の資格「社会保険労務士」は、上記2つの資格よりもはるかに高度な内容となります。試験範囲も総務に関わる法規全体をカバーしているので、合格にいたるまでに必要な勉強時間も相当必要です。しかしそれだけに、取得することで得られる知識や周囲からの評価は絶大なものがあります。
また、もしあなたが将来会社から離れ、長年の総務経験を活かした仕事(たとえばキャリアコンサルタント)をしようという場合にも、社会保険労務士であることは大きな看板となります。もちろん、最初から社会保険労務士として独立することを目標とする場合にも、「かつて~年間総務でキャリアを積んできた」という経験は、あなたが知識だけでなく、豊かな現場経験も有している真のプロフェッショナルである印象を与え、顧客の信頼を勝ち取る要素となります。総務の経験と社会保険労務士の資格取得は、間違いなくあなたのキャリアアップに貢献してくれることでしょう。

モチベーションが上らないと業務の効率が下がるだけでなく、仕事への情熱も失われてしまいます。仕事の時間は一日の多くを占めていますから、働く人々にとってモチベーションの有無は人生に大きな影響を与えると言っても過言ではないでしょう。ご紹介したような考え方や方法を参考に、「できる総務」を目指してください!

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