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2018年4月20日 • ガイド

将来を見据えたレイアウトプランが重要!増員・組織変化への対応

企業は日々変化する時代というものに対応していかなければなりません。時代に置いていかれた企業は思うように利益が上げられず、廃業に追い込まれる可能性すらあるのです。それはオフィス内のレイアウトにも同様のことが言えるでしょう。将来的に起こりうる人員の増加や組織変化に対応できないレイアウトでは、生産性も上がらなくなる可能性があります。今回は、変化する社内状況にどう対応すべきか、レイアウトプランの立案という観点から考えていきます。

従来から存在する島型レイアウトでも変化に対応可能!

組織変化や人員増加という「時代の波」には、全く新しい発想に基づくレイアウトで対応しなければならない、と考えるかもしれません。しかしながら、従来からオフィス内に存在する「島型レイアウト」でも十分対応可能な場合があるのです。

島型レイアウトは、日本の多くのオフィスで取り入れられているレイアウトです。机を向かい合わせる形でつなぎ合わせ、それがエリア内に島のようにいくつか出来上がっている形です。従業員同士が普段の業務の中で、常に顔と顔を突き合わせるようになっているので情報の共有やコミュニケーションを取ることが容易となり、また上司にとっても管理がしやすくなっています。役職順に席順が決まり、キャリアが一番浅い従業員が役職上位の人から遠くに配置される形となります。営業がメインの会社では、月ごとに営業成績順に席が決められることもあり、営業にとってモチベーションを保つ動機にもなるレイアウトです。

そして島型レイアウトは、組織変更や人員増加があっても端の方にデスクを新たに追加したり、島そのものを新たに1つ増やしたりすることで対応できるというメリットもあります。前提として、あらかじめ広いスペースを確保する必要がありますが、島型レイアウトは昔から利用されているものながら、意外に有用な形とも言えるのです。

柔軟に対応できる!フリーアドレス型レイアウト

営業の多いフロアでは、社員が外出している場合も多く、常に閑散としている状況があります。そんな場合、営

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2018年4月19日 • インテリア

オフィスのレイアウトに合わせてオフィス家具の選定を行おう

オフィスには、家具が欠かせません。FAX機やコピー機といったものから、デスクやイスといった従業員に直接的に関係するものまで、仕事をする上で様々なフォローをしてくれる存在であり、スムーズな業務の遂行になくてはならないものです。今回は、オフィス内のレイアウトに自然に溶け込むような家具にはどういったものがあるのか紹介し、その長所や短所などを検討していきます。

時代とともに変化するオフィスに対応した家具を!

社会が日々変化し成長・衰退するのと同様に、企業も日々の経済活動の中で成長と衰退を繰り返します。それは、オフィス内の人員増加を始め、必要となる家具の変化など具体的な形となって表れてきます。そうした変化(レイアウトの変化)に対応するため、特にオフィス家具は常に慎重な選定が必要となってきます。変化に対応できなければ仕事の効率が悪くなり、利益追求と言う企業の本来の目的を達成できないかもしれません。

さてそれでは具体的に、どういったオフィス家具を選定していけばいいかを考えていきましょう。まずは、デスク作業に欠かせない「イス」です。イスは当然ながら毎日座るものなので、場合によっては劣化することもあるかもしれません。その都度修理するという方法もありますが、座り心地が徐々に悪くなり、腰痛の原因になることもあります。レイアウトの変更を機に新しいイスを導入する、というのはどうでしょうか。近年では身体に合わせてリラックスできるような座り心地を目指したイスも多く開発されており、デザイン性に富んだものもあります。従業員の健康面のみならず、オフィス内も華やかな見た目になることでしょう。

次に考えるべきは、デスクです。パソコンや書類など、様々なものを置いておくのに最適なデスクもまた、時代の変化に対応できるものを導入したいところです。急な人員増加や業務上新たに何台もパソコンを置きたいと考えた時、従来のデスクでは対応しきれないかもしれません。そんな時に有用となるのがフレキシブルに対応できるデスクの存在です。比較的簡素な作りでしかも折り畳み式なので移動させやすく、横長なものも多いので、一つのデスクで多くの従業員が利用可能となっています。積極的に導入を検討して、変化に対応するのが当たり前の現代のビジネスシーンにおいて役立てましょう。

収納上手は仕事上手!?収納用のオフィス家具を考える

仕事をしていると、特に紙の書類などが大量に発生します。そうしたものは意識していないとどんどん溜まっていき、気が付けば従業員がオフィス内で動く動線が狭くなり、思ったような仕事ができなくなるかもしれません。そこで重要となってくるのが、そうした書類を収納する専用の棚ですが、これにも様々な種類、特徴があり、オフィス内のレイアウトに応じて導入していきたいところです。以下に紹介していきましょう。

まず、オープン型の収納棚です。これは扉が無く、内部に仕切り板があるだけのタイプです。どこに何があるかが分かりやすく、また取り出しやすさでも他のタイプのものと比べ群を抜いています。ただし、セキュリティ面において不安があり、地震などが起こると中身が飛び出してしまうという不安があります。利便性と安全面のバランスをよく考慮しましょう。

次に、いわゆる「観音開き」と呼ばれる、両サイドに扉がついているタイプのものです。扉を開閉するためのスペースがいるため、狭いオフィス内ではかえって邪魔になってしまう恐れもありますが、カギが付いているものもあるのでセキュリティ面も安心です。

3つ目は、扉を横にスライドするタイプのものです。観音開きタイプのように、書類を探す際にスペースを取らず、さらにカギ付きのものはセキュリティ面も安心です。片方ずつしか開かないので、目的の書類を探すのに多少時間がかかってしまうかもしれません。中はきちんと整理整頓しておき、取り出しやすくしておきましょう。

以上のような各種収納棚を、オフィス内のレイアウトに合わせて適宜利用しましょう。

レイアウトに合わせたオフィス家具は他にもある!

レイアウトに合わせて選定を考えるべきオフィス家具は、イスやデスク、収納家具といった代表的なものの他にもいくつかあります、

まずは、パーテーションです。この家具は、オフィス内の様々な場面において使えるものとなっています。例えば、手狭なオフィスで会議室や業務室、応接室など、業務の内容に応じて独立したフロアが作れないレイアウトの場合は、パーテーションを利用すれば、簡易的ではありますが区切りを作ることができます。情報が外部に漏洩する(パソコンの画面を見られるなどの)心配がなくなり、セキュリティ面が多少なりとも強化されるという長所も考えられます。またプログラマーやシステムエンジニアなど、パソコンを使って作業する人が多いオフィスの場合は、パーテーションを利用することにより一人一人が作業に集中しやすいように外界からの情報をシャットアウトする、という役割が期待できます。

次に、コピー機やFAX機、そしてスキャナーなどです。近年ではこうした機能(コピー、FAX、スキャン)が統合された、いわゆる「複合機」を使う企業も増えてきていますが、自ずと機器も大きなものとなります。小規模な企業でオフィス内の面積もあまり広くないところでは、こうした複合機を一台置くことであっという間に従業員が窮屈さを感じてしまうかもしれません。例えばオフィス内ではFAXしか使わない、という状況であれば、思い切ってFAXの機能しかついていない(=機器が比較的小さい)ものを購入するというのも1つの手です。ムダに面積を使わないというコンセプトに基づいたオフィス家具の配置方法、と言えるでしょう。

いかがでしたか。オフィス内には仕事上、様々な家具を置く必要がありますが、レイアウトに合わせたものでないと、かえって仕事の邪魔になる恐れもあります。よく検討をし、仕事において様々なフォローをしてくれるような家具を選ぶようにしましょう。

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2018年4月18日 • ワークスタイル

仕事効率に影響するオフィスにおいてのストレス6つ

現代は「ストレス社会」と呼ばれています。仕事のあらゆる局面においてストレスがかかる可能性が高くなっており、最悪の場合それで体調を崩してしまうこともあるのです。ストレスは仕事のみならず、日常生活の中で避けては通れないものなので、うまく付き合っていく方法を考えなければなりません。今回は特に、オフィス内で発生しうるストレスの正体を暴くことで、改めて問題提起をしていきたいと思います。

オフィスに潜むストレスの正体とは?その1

毎日オフィス内で仕事をする中で、知らず知らずのうちにストレスを感じてしまう要因はいくつかありますが、今回はその中でも代表的な6つのものを考えていきましょう。

1:音
日常生活の中で耳にする機会の多い音には色々な種類がありますが、オフィス内のそれは一種独特なものがあります。パソコンのキーボードを叩く「カタカタ」と言う音。電源の入っているパソコンの、ファンの稼働音。複合機(オフィス什器)におけるFAXの受信音、コピーの際の作業音。さらには会議中の人の話し声。はたまた外で車が通りすぎる音や工事中の騒音などが考えられます。こうした音は、普段は気にならなくても、あるきっかけで気になりだすと仕事への集中力を欠き、ストレスの原因にもなってしまうので注意が必要です。また逆に、全く静かな環境というものも人を不安にさせたり、集中への阻害要因になることも覚えておくと良いでしょう。こうした要因への対処法として、リラックス効果があるような(自然音などの)バックミュージックをオフィス内にさりげなく流すという手段があります。

2:人の視線
人は基本的に、誰かに見られている、という自覚があると自然とストレスを溜め込んでしまいます。作業中のパソコン画面を後ろから見られている気がする。上司に監視されている気がする。オフィス内においては、時にそう感じてしまう瞬間が誰しもあり、ストレスの原因ともなりえます。こうしたことへの対処法としては、全体では難しくとも、四方をパーテーションなどで区切られたデスクを1つでも多く用意し、そこで働ける環境を用意するという手法が考えられます。

オフィスに潜むストレスの正体とは?その2

引き続き、オフィス内におけるストレスの原因を探っていきましょう。

3:オフィス内の明るさ
私たちは一日を過ごす中で、実にいろいろな「光」を身体に浴びています。窓から差し込む自然の太陽光を浴びる、ということであれば健康的なイメージも強いですが、仕事をしている人にとっては蛍光灯の明かりはもちろんのこと、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの人工的な明かりを凝視する機会も多いと思われます。特にこの人工的な明かりは注意が必要で、見つめすぎはストレスがたまり、眼精疲労や肉体的な影響(肩こりや腰痛など)の原因にもなります。近年、パソコンから発せられる光であるブルーライトを何パーセントか軽減する「PC用メガネ」などが販売されており、人気商品になっています。こうしたグッズなどをうまく活用し、健康的な明るさを享受しましょう。

4:ゴミゴミした社内
特に繁忙期などは目の前の仕事に夢中になるあまり、ついついデスク周りの整理整頓を怠ってしまう可能性が高くなります。それがオフィス内の多くの従業員に蔓延してしまうと、結果的に掃除の行き届いていない、ゴミゴミしたフロアが出来上がってしまうのです。近年では社内禁煙が進んでいるものの、かつてはオフィス内で煙草を吸った結果煙が充満し、非喫煙者にとっては辛い環境となっている場合もありました。こうした環境は従業員のストレスの原因にもなってしまうので、適宜社内清掃の時間を取って全従業員で行うなどの工夫を凝らしましょう。

オフィス内に潜むストレスの正体とは?その3

さらに、社内ストレスの要因となるものを見ていきましょう。

5:オフィス内の広さ
朝の通勤でギュウギュウ詰めの満員電車に乗り、やっとオフィスにたどり着いたと思ったらそこも狭い環境だった……。「閉所恐怖症」という精神的な病の一種があるように、人間は狭い空間だと自ずとストレスを感じてしまう生き物です。社会人(特に内勤勤務の人)にとって、一日の大半を過ごすオフィスくらいはある程度ゆとりを持った空間内で仕事をしたいところでしょう。具体的には、1人あたり2坪から2.5坪ほどの広さがあればある程度快適に仕事ができると言われています。しかしそれだけでは必ずしも十分とは言えず、そこにさらにデスクの広さも加味しましょう。一つの基準として、約1400ミリ程度の幅があればスムーズなデスク作業が可能となります。もちろん、普段から整理整頓をきちんとし、「狭いデスク上」を作り出さない、ということも大切な作業です。

6:オフィス内の空気
さきほども上げたようにかつて社内禁煙が進んでいなかった時代は、オフィス内に喫煙者による煙草の煙が充満している、という光景は珍しくありませんでした。近年の健康志向により禁煙が社を挙げて取り組まれるようになり、その結果オフィス内の空気も綺麗になってきていますが、決して十分ではありません。空気は目に見えないものですが、悪い空気を吸うことによって知らず知らずのうちにストレスを溜め込んでいる可能性すらあるのです。労働安全衛生規則では「気積」と呼ばれる、従業員一人当たりの適切な空気の量というものが決められています。オフィスの広さによって変わってきますが、十分な換気をすることによって基準が満たされる場合も多くなっています。新鮮な空気を手に入れるためにも加湿器や空気清浄機を有効活用するようにしましょう。また、観葉植物を置くのも一つの手です。見た目にもオフィス内が華やかになるアイテムなので、導入の価値は高いものとなっています。

以上みてきたように、オフィス内を取り巻く「ストレスの種」は、実は色々なところに潜んでいます。知らず知らずのうちにストレスを溜め込み仕事に影響が出ないように、その原因を自覚し、少しでも快適な仕事をできるように普段の生活習慣も改善してみましょう。

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