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2017年12月11日 • ガイド

移転担当者に任命されたらやるべきことVol.1

「突然だけど、きみがオフィス移転の担当者になったから、明日からよろしくね」
ビジネスシーンにおいて、こんな話が上司命令として出された時、あなたならどうしますか?「突然」は極端にしても、オフィス移転の全てを任されたとき、どのような手順を踏めば良いのか戸惑う場合も多いでしょう。今回は2回に分けて、スムーズに移転を完了させるためのノウハウを紹介し、「戸惑い」を少しでも無くす方策を挙げていきます。Vol.1では、下準備の段階で必要な要素を考えていきましょう。

まずは自分のオフィスを徹底調査!要件定義の制作

オフィス移転にまつわる一連の作業の担当者になったときに、最初に行うべき作業は「要件定義の制作」です。
これはすなわち、今働いているオフィスの状況をリサーチしたうえで、それを新オフィスに当てはめるという作業になります。

要件定義はまず最初に「数字」にまつわるデータをはじきだしましょう。例えば今いるオフィス内で働いている従業員の人数(外回りの多い営業マンの座席も含む)。会議室は全国に拠点を持つ企業の場合、全社会議によって多くの従業員が入室するケースがあるので、それを含めた収容人数。現状あるリフレッシュルームに収容できる最大人数。さらに、将来的に新規採用で獲得する新入社員の数まで想定して、総合的に新オフィスで必要と思われる「人数」を算出します。

そうしてはじき出された数字は、エクセルなどでデータ化し管理しておきましょう。その時に「このオフィスにはこの人数の従業員が働いているから、新オフィスではこれくらいの広さが必要である」や、「営業マンが多いのでこの部分は、新オフィスにおいてフリーアドレスのデスクでも良い」など、理由づけのメモも残しておけば、新オフィスを探すときにスムーズに交渉を進めるツールにもなります。

「要件定義」は数字だけでは出せない要素もある!

オフィス移転を考える際、数字という目に見える要素だけで要件定義を制作することはできません。人数に合わせて、単純に広くて開放感のあるオフィスを探し出すだけでは推し量れない部分もあるのです。それは、従業員のモチベーションにつながる部分であったり、コミュニケーションがとりやすくなる部分であったり、癒しの場を提供するような部分であったりと、それらの目に見えない要素も、要件定義を制作するうえで考えなければならないのです。
「オフィスを移転する」という手段が目的であってはならず、プラスアルファのものを付け加えてこそ担当者の面目躍如といったところです。

より良いオフィスを見つけるためには、従業員にヒアリングをすることが大事な作業となるでしょう。「今のオフィスで不満な部分」をアンケート形式などで聞き取り、新オフィスではそれらが100%とまではいかなくとも、かなりの割合で解消されるような場所の選定が重要となります。仕事のしやすさ、コミュニケーションの取りやすさ、そして1日仕事を続けるためにしっかりと休憩をとれるようなリフレッシュルームの存在といった、より多くの従業員の不満を解消できるような「目に見えない要素」のケアを目指して新オフィス物件の選定をしましょう。

新オフィスのデザインを考える!

新オフィスに移転するうえで、毎日快適に仕事ができるようにするためには、オフィス内の「デザイン」も大事な要素となってきます。直接仕事には関係ないとはいえ、デザイン性に富んだオフィスであれば心理的に、そして精神的にプラスの効果をもたらすことでしょう。

オフィスデザインを総合的に考えるためには、それぞれのパーツに分けて検討する必要があります。例えば、来訪者の目に留まる機会の多い受付部分は、企業をアピールする絶好の場所です。企業のロゴをスポットライトで照らしたり、明るめの配色を施すなどすれば好印象を持たれます。従業員たちが働くオフィスにはオブジェや観葉植物を置いてみたりしてアートな雰囲気を醸し出すなど、色々と工夫をする余地はあります。

理想的なオフィスデザインを追及するときに参考となるのが、日本はもちろん、海外にも星の数ほどある企業の事例です。インターネットツールを利用すれば数時間程度でかなりの数の「サンプル」が溜まっていくことでしょう。そうした情報(画像など)を一括化し、資料のような形で残しておけばどういったデザインが適切なのか、口では説明しにくいことでも視覚的に分かりやすくなります。

全ての下準備を整えたら具体的に動き出す!

十分な下準備が整ったら、いよいよ具体的に新オフィス移行へ向けて動き出します。広さやそれに伴う収容人数など、さきほど挙げた要素の他にも単純に移転にかかる初期費用やランニングコストの算出も必要な手順となってきます。

まずはインターネットで最適と思われるビル物件を探し、次にオフィスデザインの専門サイトを調べて、出されたアイデアに合致するデザイン会社を選定します。デザインを一任できる会社を選べばそこにかかる手間も省け、より効率的にオフィス移転を行うことができます。
選び方は最初から一社に決めてスムーズに事を進めても良いでしょうし、複数のデザイン会社を比較検討する手段も有効です。実際にデザイン会社に連絡、相談をしてみて、出されたアイデアと自社で発案されたアイデアを比べてみて、最も最適な会社を選出します。いずれの手段を取るにしても、実際に着工となったときはこまめな打ち合わせが必要となってくるのは言うまでもありません。

デザインを一任できる会社が見つかったら、あとは具体的に移転に関わる諸々のコストを算出していきましょう。担当者として任された場合、使える予算にもある程度限りがあるかもしれません。その範囲内でうまく収めることができれば、上司からの評価も上がることでしょう。

いかがでしたか。まずは最初のステップとして行動すべき指針を紹介してきました。この段階でつまずくとその後の手続きなども思うように進まなくなるので、基礎的ともいえるこのステップは確実に踏むようにしましょう。今回紹介したような手順が図案化されているサイトもありますので、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転に役立つ情報サイトはこちら 【全国貸事務所・オフィス移転ナビ】   

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2017年12月8日 • ワークスタイル

オフィス移転がチャンス!社内意識改革を一緒に行おう

企業は、色々な理由からオフィスを移転する、という機会を持つことがあります。新たな経営展開を通じてさらなる利益を追求するのが主な目的となりますが、移転を機に改めて社内の従業員1人1人の意識改革を促す、といった要素も無視できません。今回は、移転を通じてどのような社内意識改革がもたらされるのかを検証していきましょう。

オフィス移転成功の秘訣!シミュレーションと意識改革

まず、オフィスの移転を成功させるために欠かせない要素を見ていきましょう。

「オフィスを移転する」という社内の一大イベントは、それまで働いてきた環境の根本的見直しをする絶好の機会となります。
オフィスのある地理的場所に営利活動を行う上でどれだけの利点があったのか、それを新オフィスでは継続しつつ、さらに新しい利点を見出せるのか。
オフィス内のデザインやレイアウトは今までの体制で果たして正しかったのか、見直すことでさらなる仕事の効率化を図れるのではないか。
移転前に、こうした要素のシミュレーションをあらかじめ行う必要があります。ロクにシミュレーションもせずに安易に移転しただけでは、業績を伸ばすどころかかえって停滞、さらには悪化させてしまう危険性も高いのです。

そして、移転を無事に成功させるためには、そこで働く1人1人の従業員の「意識改革」も同時に欠かせない要素となります。オフィス移転は一般家庭における引っ越しと同じように、心機一転を図る良い機会となります。ここでつまずいたら幸先悪いスタートだと誰しもが感じることでしょう。そうならないためにも、そして移転前よりもさらに業績を伸ばそうという意識を持ち、これまでの日常業務を見直すことが大切になります。

移転をきっかけに意識改革を!その具体的考え方その1

オフィス移転は、単純に総務部門だけの仕事ではありません。移転により業務をさらに拡大させるためにも、従業員1人1人が同じ方向性の考え方を持ち、全社を挙げて成功させるという意識を強く持たなければならないのです。そのためにも「移転をきっかけに業務フローの改革をしよう」という指針を「見える化」する必要があります。どういった指針があるのかを次に見ていきましょう。

まずは、生産性の向上です。一日の業務内においてムダと思われる部分を削ることは、オフィス移転を機に十分見直せるところでしょう。例えば、今まで大量に発生していた仕事上の紙の書類を移転後の業務において少しでも減らせないか、検討してみることが大切です。いわゆる「業務のペーパーレス化」と呼ばれるものですが、これを実行することにより、今まで紙の書類を収めていたロッカーなどに新たなものを収納できたり、そもそもロッカーをなくすことによって新たなスペースを作り出すことができます。引き続き紙形態の方が都合が良い書類、電子化しても支障の無い書類にしっかり分類するということを移転をきっかけに行ってみましょう。そうすることで、移転後も1人1人が日常的に紙資源の節約化を、高い意識を持って実行することができます。

移転をきっかけに意識改革を!その具体的考え方その2

次に考えられる社内意識の改革は、コミュニケーションの活性化です。現代の企業活動においては、従業員同士のコミュニケーション能力が非常に重要になっています。移転を機に、それまでのオフィス内でのやりとりがどのような状態になっていたかを見直し、それを改革していくことも可能になります。また、既存オフィスではレイアウトの関係上、コミュニケーションがなかなか取りづらかった、ということがあったかもしれません(個人が集中できるデスク形態になっていたため、など)。移転先のオフィスではオープンスペースをもっと多く設けるなどの工夫をし、積極的にコミュニケーションを取れるような環境を作るということも必要となってきます。もちろんそこには「もっとコミュニケーションを取るようにしよう」という従業員の「意識改革」も重要になってくることは言うまでもありません。

コミュニケーションが取りやすい環境になると、創造性の向上にもつながります。「誰がどのような仕事に対するアイデアを持っているのか」が分かりやすくなり、同じ方向性を持っている人間同士が集まってより効率の良い仕事の仕方の発案、実行にも結び付きやすくなるのです。それがやがては全社的なプロジェクトにもつながっていくことでしょう。

ダーツで席決め!?カルビーの大胆な意識改革の方法

スナック菓子業界の最大手であるカルビーは、2010年に大胆な社内改革を施しました。本社オフィスを東京の赤羽から丸の内へ移転。同時に一部本社機能のあった八重洲も全て新オフィスに移行したのです。

この移転の大きな目的は「従業員の働き方改革」にありました。これまでの赤羽のオフィスでは、部署ごとにフロアが分かれており、個々の座席も固定化されていました。「このままでは時代とともに急激に変化するビジネスシーンに対応できない」そう考えた経営陣は、丸の内にオフィスを移転させると同時に、大胆な環境の変化を試みたのです。

まず、オフィス内に存在していたパーテーションなどの仕切りをなくし、役員も含めた従業員すべてを一同に会する、オープンなワンフロアの環境を作り出したのです。さらに、席を固定することのない、いわゆるフリーアドレス制を導入し、座る席は何と毎日ダーツで決めることにしました。午前と午後に分け、午前は従業員とのコミュニケーションを取れるエリアの席、午後は一人で作業に集中できるエリアの席を選ぶなど、各個人のワークスタイルに応じて仕事のできる環境が整えられたのです。

その結果、最初は戸惑う従業員も見られたものの、徐々にそのオープンで自由な空間においてクリエイティブな仕事をする人も増え、2010年以来右肩上がりに業績をアップさせることに成功したのです。

以上見てきたように、オフィス移転をきっかけに社内の意識改革を図るという手法は、企業がさらなる成長を図るうえで欠かせない要素です。今回はカルビーを紹介しましたが、他社の成功事例を研究し、従業員が納得できるようなオフィス移転、意識改革を目指しましょう。

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2017年12月7日 • ガイド

女性が多いオフィスで気を付けたいデザインのポイント

現代の経済シーンにおいて女性従業員の存在は、企業が業績をアップさせるうえで大きいものとなりつつあります。社長や重役、取締役など、企業内の重要な役職に女性が就任する、というケースも多くなりました。そんな彼女たち(特に内勤業務が中心の人)にとって、オフィス内のデザインが仕事に大きな影響を及ぼす、というのもあながち否定できないのではないでしょうか。今回は、社内でますます多くなりつつある女性従業員が快適に仕事をできるようなオフィスデザインのポイントを考えていきます。

なぜ女性にとってオフィスデザインが大切なのか

戦後から昭和の高度経済成長期においては、男性が企業の営利活動において重要な役割を果たしていました。もちろん女性従業員も存在していましたが、特にオフィス内は殺風景なデザインが多く、まさに「仕事をするための箱」でしかなかったのです。しかし1980年代後半のバブル期から平成に歴史を移すにつれて、徐々に女性の社会進出が顕著になっていきました。先進国の中ではまだまだ低い割合であるものの、今や彼女たちの存在は無視できないものとなりつつあるのです。
その結果、多くの時間を過ごすであろうオフィス内の環境を見直す必要性が出てきました。先ほど挙げたような「仕事をするための箱」は、よりデリケートな神経の持ち主である女性にとってはストレスを溜める場でしかありません。部屋中に煙草の煙が蔓延し、やたらと大きな声が飛び交う。さらに、トイレを始めとした衛生面が行き届いていないオフィス内を想像してみてください。仕事に集中できない環境と言えるのではないでしょうか。
女性目線から快適に仕事をすることのできるオフィスデザインを構築することは、以上のような余計なストレスを溜めるどころかリラックスできる環境を提供してくれ、女性のみならず従業員全体のさらなる生産性の向上にもつながるのです。

女性向けのオフィスデザインで注意すべきポイント

それでは、女性が働きやすいデザインのオフィスにはどのようなものがあるのか考えていきましょう。

まず注意すべきポイントは、必要以上にデザイン性に富む必要性はない、ということです。現代のオフィスデザインはIT系企業を中心に、近未来的な雰囲気を醸し出しているもの、絵画やオブジェなど、アートで飾られているもの、オフィス全体をモノトーン色でまとめているものなど、オシャレでデザイン性の高いものが多くなってきています。しかしここで重要なポイントは、女性は必ずしもそうしたデザインを好んでいる、とは限らないということです。あまりに奇抜なデザインであれば、女性のみならず男性従業員でも仕事がしづらい、と思う場面も多くなる可能性があります。

女性目線という立場に立てば、オフィスデザインは過剰にオシャレなものである必要性はなく、あくまで自然体なものが好まれます。ここで重要なキーワードとなってくるのが「癒し」です。仕事は身体に疲労感を覚える作業の連続ですが、ふとした瞬間に癒しを感じ、次の仕事への活力になる、そんなデザインが求められます。具体的には木目調のデスク、観葉植物などの緑が多く置かれている、自然を感じられるオフィス環境、休憩時(昼食時)などにゆっくり食事のできる空間などが挙げられます。

女性向けのオフィスデザインとは。具体例その1

次に、もう少し具体的に女性向けとなっているようなオフィスデザインというものを考えていきましょう。

女性にとって、化粧室は大切な存在です。用を足すことはもちろんですが、1日の大半をオフィス内で過ごす女性従業員にとって、化粧室におけるメイク直しは大事なルーティン作業の1つです。この部分のデザインを工夫することは、快適な仕事への重要なサポートにもなります。例えば、化粧用具一式を収めている化粧ポーチやサニタリー用品。これらを一手に保管できるロッカーをトイレ内に設置するだけでも使い心地が良くなり、女性従業員から喜ばれるのではないでしょうか。

次に考慮すべきオフィスデザインは、資料棚や書類棚の配置です。これらの棚は、資料や書類が多くなってくるとついつい高い位置に積みあがってしまいがちですが、日本女性の平均身長は低い傾向にあります。わざわざ踏み台などに乗って資料などを取るのは手間がかかりますし、踏み外してしまうと万が一の事故にもつながりかねません。なるべく低い位置に、横並びの形で棚を置くようにすれば作業効率も高まります。また、プリンターのトナー交換や紙の補充も考慮すべき事項です。これらの作業は多少なりとも重労働になるので、プリンターの側にトナーや交換用の用紙を置いておけば、作業も楽になるでしょう。

女性向けのオフィスデザインとは。具体例その2

その他にも、考慮すべき女性向けのオフィスデザインというものがあります。
夏の暑い時期や冬の寒い時期、オフィス内においては空調機が重要な存在となりますが、女性は環境の変化に敏感です。特に冷え症である場合、冷房は大敵ですが、オフィス内の空調はどうしてもムラが出てきがちです。なるべく均等に空調が行きわたるようにしましょう。特に、天井に埋め込むタイプの空調機は基本的に動かしづらいので、席の位置といったレイアウトには気を配り、真上(もしくは直接風があたるような場所)に席が来ることのないようにしましょう。
また、女性は男性に比べるとコミュニケーションを取ることによって仕事を円滑に進めるのが上手な場合が多いです。それを通して自分の組織内での立場を明確にし、より効率的に仕事をすることもできるでしょう。オフィス内でも、そうした機会を持ちやすいようなスペースを確保することが重要です。しかしながら「おしゃべりのしすぎ」は逆に生産性の停滞をもたらします。「つかず離れず」ではありませんが、コミュニケーションスペースの確保はしつつも、個人で仕事をするデスクは一人で集中しやすい環境となるようなレイアウトを生み出すことが重要となります。

いかがでしたか。企業が営利活動をする上で今や無視できない存在となった女性従業員。そんな彼女たちが快適に仕事をする前提でオフィスデザインを構築することは現代において必須事項ともなっています。女性目線からの意見を積極的に取り入れて、誰もが仕事でパフォーマンスを発揮しやすい環境を整えましょう。

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