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2017年6月22日 • インテリア

今、増加してきている「フリーアドレス」オフィス!メリットと実例

「フリーアドレス」という言葉をご存知ですか?通常、職場には社員それぞれに専用のデスクが与えられますが、フリーアドレスのオフィスでは専用のデスクがなく、社員が自分の仕事のしやすい席を選ぶことができます。その自由なスタイルがもたらす開放的な印象から、ベンチャー企業やIT企業などで採用されることの多いフリーアドレスオフィス。そのメリットと実例をご紹介します!

フリーアドレスは日本発祥のスタイル!

フリーアドレスのオフィスはいまや世界中にみられるスタイルです。アメリカのIBMがNon-territorial officeという形で試験的に始めたのですが、フリーアドレスという言葉が生まれたのは日本だといわれています。

現在のようにフリーアドレスのオフィスが広く浸透した背景には日本ならではの事情がありました。日本のオフィスはアメリカの大企業のような広々とした職場面積を確保できないため、限られたスペースを有効活用する必要があります。什器やOA機器の配置を工夫して、社員のスムーズな動線を確保することはその典型です。

ただ、どれだけ工夫をこらしても「空いているデスクの有効活用」だけは課題として残り続けました。当然です。それまで日本の会社では、デスクとは個々の社員に与えられる専有物であり、所有者(占有者)以外の使用を想定していなかったからです。フリーアドレスはこの既成概念を壊すことから始まりました。

「今日、Aさんは現場に直行で夜遅くにならないとオフィスに戻らない。ならば、Aさんのデスクを資料作成のスペースとして使わせてもらおう!」このように、営業など外回りのスタッフが多い職場の場合、日中のオフィスは誰も使っていないデスクがずらりと並んでいる……ということもめずらしくありません。そうであれば、個々の専用デスクは設けず、そのときに空いているデスクで自由に執務するスタイルのほうがよほど合理的です。

このような経験や考え方を広げていった結果、「どうせなら専用デスクを一切作らず、すべてのデスクをフリースペースにしちゃえ!」という現在のフリーアドレスが、1987年に清水建設のオフィスでスタートしたのです。

フリーアドレスにはどんなメリットがあるの?

フリーアドレスのオフィスには、主に2つのメリットがあります。

(1)オフィスのコスト削減
賃貸オフィスの場合、毎月支払う賃料はいわゆる固定費であり、削減するのは非常に困難です。オフィスの賃料は原則として面積に比例します。したがって、フリーアドレスを導入したことで少ない面積でも快適に仕事ができるようになれば、当然より低い賃料のオフィスを選択することが可能となります。

またフリーアドレスオフィスでは、原則として無線LANを採用するため、有線LANを利用するオフィスにくらべると配線工事にかかるコストも大幅に削減できます。

(2)社員同士の意思疎通が密になる
従来のオフィスでは、複数の社員が集まって意思疎通を行うためには、会議室に移動して会話をすることが必要でした。また特定の社員同士で対面しながら簡単な会話をするには、通常、社員Aが社員Bのデスクまで移動することになります。このように、従来のデスクを固定したオフィスでは、社員同士が意思疎通をスムーズに行いにくいこともままありました。

他方、フリーアドレスの場合、社員はフロア内を自由に移動しながら仕事をする習慣が普通になるため、「なにか重要なテーマを話し合うためには、時間とスペースを特定し、関係者全員が集まって議論しなければいけない」という凝り固まった意識にとらわれなくなります。そのため、社員同士の意思疎通の壁が取り払われ、自由闊達な意見交換が進み、その結果、企業全体の創造性が高まることが期待できるといわれています。

またデスクを固定化すると、社員同士のコミュニケーションも固定化しがちです。フリーアドレスでは、普段あまり会話をしない人と同席する機会も自然と増えるので、社員同士のコミュニケーションは大きく広がり、職場の人間関係にも良い影響を与えてくれます。これはまさにフリーアドレスならではの効用だといえるでしょう。

施工例1〜お互いの顔が見える開放感あふれるオフィス

ここからはフリーアドレスを採用したオフィスの一例をご紹介します。フリーアドレスの場合、この画像にみられるように、社員専用のパソコンがありません。画像の手前にはデスクトップパソコンを設置しているデスクも写っていますが、このパソコンは社員個人のパソコンではなく、誰でも自由に使用できる会社のパソコンです。社内のデータベースにアクセスしたり、インターネットで調べものをしたりする際に使われます。

このように、通常のオフィスとフリーアドレスのオフィスの最大の違いは、「社員専用パソコンを設置するか否か」です。社員専用のパソコンを特定の場所に設置するということは、その場所は特定社員の専有スペースとなるため、フリーアドレスの定義から外れてしまいます。したがって、フリーアドレスによるオフィスを実現するためには、原則としてすべての社員が移動可能なデバイス(ノートパソコン、タブレット、スマホなど)を所有していることが条件となります。

また、この画像からもうかがえるように、フリーアドレスで設置されるデスクでは、パーティションを設けず、付属するチェアも座った人がお互いの顔を確認できるように配置を工夫している例が多いのが特徴です。「社員同士の意思疎通が密になる」というのがフリーアドレスのメリットの一つです。したがって、どのデスクで仕事をする場合でも、同席する社員同士が、即時に、何らの障害なく、スムーズに会話できるよう配慮されているわけです。

施工例2〜統一規格で使い勝手と美観の調和を実現

次の施工例は、フリーアドレスとしては、もっともベーシックで必要最小限の施工例です。画像からうかがえるとおり、すべてのデスクは同じ設計単位の統一デザインを採用しています。各デスクには引き出しも設置されており、一見すると通常のオフィスでみられるデスクと大差はありません。しかし、デスクとデスクはつながって配置されており、デスク間の段差等も皆無です。そのため、使用する社員が少ない場合は、2つ分のデスクスペースを大きく占有して使用することができます。

ゼネコンの設計部のように、大きな図面や模型を制作しなければいけない職場では、一人分の限られたデスクでは到底スペースが足りません。普段の製図などはもちろんパソコン上で行うのですが、紙に出力してチェックしたり、図面をもとに模型を制作するような場合は、広い平面が欠かせません。このように、段差のないフリーアドレスタイプのデスクを全フロア・全デスクで採用すれば、必要に応じて空いたデスクを作業スペースとして有効に活用することができます。

またこの施工例では、デスクの背部などに設置された収納家具にも注目してください。こちらもデスク同様、統一したデザインを採用し、高さも低く抑えられていることがわかります。デザインが統一されているため、必要に応じて各所に移動した場合でもオフィスの景観がちぐはぐになりません。また背が低いことで、さえぎられる視界も最小限になるため、オフィス全体の圧迫感も少なくなり、フリーアドレスならではの開放的な職場の雰囲気を壊さないよう配慮されています。

以上ご紹介したように、フリーアドレスのオフィスには、従来のオフィスにはないメリットがたくさんあります。自由な職場の空気を作り上げることは、作業の効率化だけでなく、社員の創造性にも働きかけてくれます。デザインや建築、システム開発など、発想の豊かさが仕事の価値に直結するような職場では、今後ますますフリーアドレスの需要が高まっていくことでしょう!

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2017年6月21日 • ガイド

優秀な人材が辞めないために……従業員のモチベーションを維持させる方法

企業が抱える問題はさまざまです。しかし、どの企業も共通で抱える問題が離職率と社内問題です。多くのメディアで取り上げられる「ブラック企業」、「パワーハラスメント」など企業にとってマイナスなイメージを抱く言葉のほとんどが、従業員のモチベーションに関わっていると考えられます。また、就活生がそのまま企業のイメージを持ってしまうことも事実であり、結果として優秀な人材を逃してしまっているかもしれません。では、モチベーションを維持、向上していくためには、企業はどのような取り組みを行えばいいのでしょうか。

モチベーションと離職率の関係

モチベーションは人それぞれ維持、向上の仕方が異なります。そのため、漠然と従業員のモチベーションを上げることは難しい問題です。
厚生労働省が行った『平成27年雇用動向調査結果の概況』によれば、平成27年の1年間で転職した人の前職を退職した理由は、出向や定年などの理由を除くと、男性の場合は給料などの収入面、女性の場合は労働時間や休日などの労働条件の面が高い割合を占めていました。このような代表的な離職理由を考えると「労働条件」、「人間関係」、「収入」など、従業員の理想と社内環境の不一致が大きな理由となります。つまり、従業員のモチベーションの維持、向上は社内環境と大きく関わっていることがわかります。

社内環境と一言で言っても、業種や職種などによって、従業員が求める企業像は異なります。就活を行っているときは、働く自分を想像しながら「仕事にやりがいを抱きたい」、「労働条件を重視したい」、「給料が高い」など重視する項目もさまざまです。
私は就職活動中、「人と関わる仕事」という漠然としたイメージで企業面接を行っていました。その中で出会ったのが営業職でした。顧客営業ではなく、自ら率先して新規開拓していくタイプの営業職は、「人と関わる仕事」以上に数字とノルマとの戦いが大きく、人と関わる時間よりもPCと向き合い数字を伸ばすことを考えるために時間を費やしていました。私は、そこで自分の理想と企業の現実とでギャップを抱いてしまったのです。結果として、私は寿退社という形で企業を辞めましたが、勤めている間は何度か「仕事を辞めたい」と考えることがありました。今考えると自分のモチベーションが下がったときに考えていたと思います。

企業で働くモチベーションはこれ!

「石の上にも3年」という言葉があるように3年間辛抱することで報われるときがくるなどの由来から、「3年は勤めてみないとわからない」、「3年は続けなさい」という言葉を社会ではよく耳にします。確かに長く続けることで成果があらわれることや自信に変わることもあると思います。マイナビフレッシャーズが平成26年に社会人500人を対象にインターネット上で行ったアンケートでは、「入社3年は辞めないで続けろ」という意見に40.5%が「その通りだと思う」と答えています。では、ひとつの企業に長く務めるためのモチベーションとはなんでしょうか。

モチベーションとは、簡単に言えば「やる気」です。企業の中で仕事に対するやる気を維持できる要素が必要です。基本的なやる気は、「働く義務」、「お金」、「出世欲」、「従順さ」などから生まれていると考えられます。例えば、企業の中でマイナス要素を見つけても、これらがあることでモチベーションを維持することができるかもしれません。

私自身が営業として働いていたときは、営業職に対するイメージと現実のギャップをマイナス要素と考えていました。それ以外の、労働条件などに対する不満が強くなかったため、このマイナス要素だけがネックでした。そんな私の仕事に対するモチベーションは、人間関係でした。ノルマや数字を追うことへの負担は常にありましたが、逆に結果を出すことで認められ、評価されることにモチベーションを持つことができたのです。就活時は、「人と関わる営業」が理想でしたが、企業で務めているうちに「自分への評価」、「必要とされること」に重きを置けるようになりました。仕事に対するモチベーションが下がり、モチベーションを上げることができなくても、仕事を続けるだけのプラス要素を見つけることができたら離職にはつながらないと思います。

モチベーションを維持、向上させるために

従業員のモチベーションを維持、向上させるために企業にはどのような取り組みが必要なのでしょうか。
「社内環境の見直し」と一言で片づけても、給料を急激にあげることやひとりひとりの従業員のモチベーションを管理することは難しい問題です。

あるマネジメント記事では、従業員のモチベーションを上げるためには、『「他者からのフィードバック」、「目標設定」、「報酬」という3つの主な手段がある。』としています。
「他者からのフィードバック」では、ポジティブなものは従業員の意欲を高め、ネガティブなものでは明確な指摘によって従業員を感化させることにつながると考えられます。しかし、個人の性格や受け止め方に差が生じることも多く、逆効果になる場合もあります。
次の「目標設定」では、仕事にやりがいを持てない場合などに身近な目標を設定することで、前進や達成を実感させることにつながります。毎日繰り返し仕事をしている中で、身近な目標や小さなゴールを決めることは充実感や達成感を生み出すことになります。企業側からそのような提案を受けることができたら、従業員もモチベーションを持ちやすい環境に変わると考えます。

モチベーションの低下は、他でもない自分自身がもっとも感じるものです。そのためモチベーションの低下に危機感を持つのも自分自身です。では、従業員側はどのようにモチベーションを上げていけばいいのでしょうか。

まずは、気持ちを楽に持つ必要があります。「仕事がつらい」と感じることで焦る気持ちが増し、悪循環に陥ることがあります。そのため、自分自身のオン・オフの切り替え方、ストレスやガスの抜き方をしっかり自覚することが大切です。その上で「働く意味」を改めて考えることができます。誰かのために仕事をすること、自信を持ちなおすこと、やりがいを見つけ直すことなど改めて「働く意味」を探します。
「働く意味」がわからなくなったら、思い切って仕事を休むことも一つの選択肢です。そして、「働く意味」がなくなったら辞めどきと開き直り、気持ちを軽くすることもひとつの手段です。モチベーションを維持し続けることも大事ですが、自分自身が納得できる仕事を行えることが一番のモチベーションではないでしょうか。

仕事のモチベーションを維持、向上させることは簡単なことではありません。企業が従業員ひとりひとりのモチベーションを管理することも難しいものです。しかし、企業も人とのつながりや関係で成り立っています。企業側から従業員に明確な目標やゴールを与える環境を提供することが大切です。また、人間関係を客観的に見直す機会を設けることで、社内環境の改善にもつながっていきます。
そして、従業員自身が受け身になるのではなく、企業の中での自分の立ち位置や必要性など「働く意味」を考えることで、納得できる仕事を頑張りすぎずに楽しむことができればモチベーションは維持、向上していくでしょう。

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2017年6月19日 • トレンド

暑い季節がやってくる……夏のオフィスでの暑さ対策「クールビズ」

環境省が推進するクールビズという用語が浸透してから久しいですが、そもそもこのクールビズにはどんな意味があるのでしょうか?夏場の冷房の温度設定を下げすぎない代わりに、役所勤めの人なども半袖などのカジュアルなスタイルでの執務を許される……といったイメージですが、実際のクールビズとはどんなことで何を目的としているのか少し掘り下げてみましょう。

いつから始まった?クールビズの歩み

冷房をつけた状態でも室温28℃で快適に過ごすライフスタイルを「クールビズ」と名付けたのは2005年、小泉総理大臣の時代からです。夏場の軽装による冷房の節約をうたった環境省のキャンペーンで、一般公募された中から選ばれた造語です。それから6月1日から9月30日までなど、その年の気温などによって毎年実施期間を少しずつ変えながら取り組みが行われています。そして2017年は5月1日から10月31日までという発表がありました。

クールビズは地球温暖化対策のひとつとして過度な冷房に頼らずに色々な工夫をして快適に夏を過ごそう、という取り組みなのですが、一般的に知られる取り組みは冷房をつけた状態で室温が28℃になるようにすることや、執務中の軽装などがあります。冷房を1℃高くすることはエネルギー削減と二酸化炭素削減につながります。

環境省ではクールビズの成果をアンケートをもとにデータにまとめています。それによるとクールビズの認知度は80%以上と高く、クールビズ開始以来徐々に企業が冷房を高く設定する割合も上がり、CO2の排出量も削減されてきています。近年ではクールビズからさらに踏み込んだ節電の取り組みが生まれ「クールシェア」と銘打って国民1人あたりのエアコン使用量を見直すために、1部屋に集まったり、木陰や水辺の自然の涼しい所で過ごすことや涼しい公共施設に集まることなどを広めていく活動が進められています。

何をどうすれば……クールビズの狙いとは?

室温を28℃に設定するというと、かなり暑いと感じる方がほとんどだと思いますが、あくまでもこの温度設定は目安であり、熱中症や体調不良を起こさないように無理のない範囲でかまわないとのことです。クールビズは毎年キャンペーンとして行われてはいますが、あくまでも任意の行動で、強制的なものではありません。企業や家庭でできるだけCO2を排出しないように地球環境を考慮して暑い夏を冷房の力にできるだけ頼らずに乗り切ろう!という試みです。

ちなみにクールビズを実施したからといって何か特典のようなものはあるのでしょうか?
2016年度のクールビズではクールビズのロゴマークのデータを取得し、ポスターなどを貼って活動をアピールすることができる、といったものでした。

オフィスや企業で実践できるクールビズをいくつかご紹介しましょう。
28℃で暑い場合は扇風機、うちわや扇子などを使ったり、ブラインドや断熱シートで室温の上昇を防ぐ方法があります。また、多くの企業が取り入れている勤務時間を朝方シフトに変えるという試みは、残業を減らしたり夜の照明の電力を節電する効果も期待できます。さらに、CO2の削減、夏の節電や暑さ対策として「グリーンカーテン」を実施ししている企業も多くなってきており、ゴーヤや朝顔などのつる性の植物をカーテン状に植えることによって涼を得るというエコな活動が広がっています。

オフィスにぴったりのクールビズスタイルとは?

オフィスで働く人々にとってはクールビズの時期にどのような服装をすればいいのかが気になります。カジュアルさにも限度がありますし、どのようなものがいいのか環境省の服装のガイドラインを参考にしてみましょう。

基本的にはノーネクタイ、ノージャケット、半袖シャツといった服装での勤務が可能です。パンツもシャツに合わせ、この時期はチノパンも良しとしている企業も少なくありません。また、さらに暑さが厳しくなってくる6月1日からの期間を「スーパークールビズ」といって、この時期はポロシャツの着用も可能になることも多いようです。

全国の百貨店では冷房温度緩和の取り組みと同時に、暑い夏を快適に過ごすことができる清潔感と清涼感、そしてファッション性のあるスタイルを提案し、大手スーツメーカーなどもこのクールビズに伴ってキャンペーンを行っています。
例えば消臭肌着や通気性が良くアイロンも不要のシャツ、自宅で簡単に洗えるスーツなどのほかに、素材はコットンよりもややきちんと感の出るチノパンやシックなポロシャツなどを見つけることができるでしょう。ポロシャツといっても衿台ありやボタンダウンなどでスポーツカジュアルのものとはデザインが違います。ボタンダウンのポロシャツなどはネクタイをつけられるのでよりシックな清潔感のあるオフィススタイルが作れます。ネクタイは普段使っているシルクのネクタイよりもシンプルなニットタイなどが合わせやすいでしょう。
暑さ対策だけでなくオフィスマナーもきちんとクリアした最適な服装を選びましょう。

オフィスでできる暑さ対策

熱を発するパソコンなど、多くのOA機器を使うオフィスの中ではエアコン設定を高めにするとかなり暑く感じると思います。室温28℃でも快適に執務をするには、様々な工夫が必要となります。

まずは上記で紹介したようにブラインドや断熱シートで日差しによる室温の上昇を抑えます。あまり使用しない機器は電源を切っておくと節電にもつながります。照明はLEDに変えた方が省エネになり、熱も抑えられます。エアコンの当たる場所・当たらない場所によって感じる温度差は大きいので、そのムラを緩和するためファンをつけるのも効果的です。各席ではUSBで使える小型の卓上扇風機などを使うのもおすすめです。パソコンから出る熱を抑えるために冷却シートを敷く方法もあります。

電力をなるべく使わない、というエコな暑さ対策としては首元を涼しくしてくれる冷感タオルや保冷材を入れられるバンダナ、冷却効果のあるスプレーなど様々な冷却グッズが市販されています。クールビズの季節には百貨店やスーパーなどでもこれらのグッズが多数並びますので、次々と開発される新しい冷却グッズを試してみるのもおすすめです。首元を冷やすと体温が下がり気持ち良く仕事にも集中できます。長時間座って仕事をしていると夏場は特に汗をかきやすいオフィスの椅子には、い草の座布団や冷却ジェルマット、空調クッションを敷くと涼しさが増します。

ますます暑くなってくるこれからの季節に備えて、できるだけエコで環境に配慮した暑さ対策が求められています。クールビズファッションもどんどん進化して、より快適にファッショナブルになってきていますので、あなたもどんなファッション、冷感グッズがあるのかチェックしてみてはいかがですか?

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