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2017年4月28日 • ガイド

事業拡大?従業員増加?オフィス移転の判断基準とタイミング

​コストやそれに費やす労力を考えると、オフィスの移転に踏み切るには何らかの判断基準が必要になります。思い切って移転を決めるタイミングとはどんな時なのでしょうか?例えば事業拡大につき、従業員が増えて手狭になった場合はどうしても移転が必要になります。ここではオフィス移転の判断基準とタイミングについて考えてみましょう。

​必ず明確にしておくべきオフィス移転の目的は?

​オフィス移転をするなら、その目的を明確にすることが大切です。移転先を選ぶにもこの目的に合致するかどうかを軸に、コスト面や立地条件を合わせて絞る必要があります。移転の目的には大きく分けると社内の様々な内的要因と入居中の現オフィスの建物の建て替えなどの外的要因がありますが、例としては以下のようなことが挙げられます。

・事業拡大
事業の成長や拡大によるもので、手狭になるため。分散していたオフィスが統合するなどもあります。
・従業員増加
一般的には1人あたりのスペースが10〜13平方メートルが理想とされていますので、従業員が増加することによりスペースが取れなくなると移転も視野に入れる必要も出てきます。
・スペースの余剰
事務所稼働率が低下してきた場合などは、より面積が狭く家賃の安い物件に移転しコスト削減が可能となります。
・会社のイメージアップ
立地の良い物件や環境の良いオフィスを構えることでより優れた人材確保を狙うのも目的の1つです。アクセスの良い場所や周辺環境の良い地域に移転すればイメージアップや顧客のニーズも高まります。
・業務運営の改善
セキュリティの強化やオフィス環境の整備などもこれにつながります。
・コスト削減
現オフィスの家賃や設備にかかるコストから考えると、別の物件でさらに良い環境を探すことができる場合もあります。
・入居ビルの建て替えや取り壊し
老朽化や再開発計画により移転を余儀なくされることもあります。
・法規や条例による規制

​いくつ当てはまる?オフィス移転の判断基準

​オフィス移転の目的は明確にしておかないと、物件選びの優先順位がぶれてしまいます。移転を決める判断基準として、現オフィスで以下のようなことがいくつか当てはまるのであれば、オフィス移転を検討するタイミングかもしれません。

・オフィスの賃貸契約の更新時期を1年以内に控えている
​一般的には現オフィスの更新時期から6ヶ月前には解約通知をしなければならない物件が多いので、更新時期を見据えて余裕を持って移転のプランを立てましょう。
・現オフィスの築年数が古い、または設備に不満がある
・現オフィスの立地条件は社員の通勤や取引先との利便性が良くない
・オフィスについて社員からのヒアリングをし、不満がいくつもある
交通の利便性や周辺環境だけでなく、社内にオープンスペースやリフレッシュ空間など社員のモチベーションがあがるような施設があると理想的です。
・現オフィスでは業務の効率が悪い
・今後現在の社員数の20%以上の増員予定がある
・社員1人あたりの使用面積が1.5坪未満
・現オフィスの賃料値上げを要求された
近隣のオフィスの賃料の相場と比較してみて割高ならより良い条件で他の物件にうつるのがコスト削減にもつながります。

​オフィス移転にかかるコストについて考える

​オフィス移転にかかるコストには以下のようなものがあります。同時に移転にかかる膨大なコストを何年で回収できるのかのコストシミュレーションは必ず必要です。旧オフィスの解約にあたり戻ってくる敷金や保証金を移転費用に充てようと考えるのはおすすめできません。これらは通常退去後3ヶ月〜6ヶ月後に返還されるので移転時のキャッシュフローには余裕を持ちましょう。

・現オフィスの原状回復工事費用
・敷金
一般的には賃料の8〜12ヶ月分が多いです。
・保証金
家賃滞納や損害賠償を担保するために賃料の3〜6ヶ月分を支払います。中には1年分のところもあります。
・仲介手数料
不動産会社に賃料の1ヶ月分を支払うのが一般的です。
・内装工事
パーテーション工事、什器や備品の買い足しなどがかかってきます。坪単価で15万円くらいで見積っておくといいでしょう。パーテーションの質や内装に凝れば料金が異なってきます。
・インフラ設備工事
電話やインターネットの通信工事や電気工事は社員1人あたり5〜7万円程度で見積もっておきましょう。建物の構造部分にかかる電源工事などは、ビルを施工した会社にやってもらうことになるので価格競争もない部分となり割高になる可能性があります。
・引越し費用
・廃棄処理費用
・家具や什器、OA機器などの購入費用
・新オフィス用の印刷物
名刺や封筒など、新しい住所に変更しなければならないものにかかる費用です。

移転コストの目安や注意点

原状回復工事は賃貸契約書で、どこまでを原状回復して返却する必要があるかを確認しましょう。一般的には費用が坪単価で2.5万〜3万円ほどかかりますが、物件によってはそれ以上かかる場合もあります。いくつか見積もりをしてもらったり交渉もしてみましょう。また、貸主の指定の工事業者に依頼しなければならない場合もあります。

引越し費用は社員1人あたり2.5〜5万円くらいで見積もっておきましょう。かかるお金はエレベーターの有無や通路の幅、クレーン作業の有無で変わってきますので、引越し業者との交渉が肝心です。引越し業者の作業員の人数や養生などにもかかってきます。箱詰めや開封は社員個人でやれば節約できます。
什器など不用になったものの廃棄にもお金がかかります。2tトラック1台あたりで約8万円、4tトラック1台あたりで15万円くらいが相場です。
オフィス家具の買取業者なども検討しましょう。新オフィスの家具やOA機器は旧オフィスのものを使うのか新規購入するのかにもよりますが、社員数×15万円くらいで見積もっておきましょう。

移転後の新オフィスでの業務のシミュレーションや新オフィスとなる物件の共有部分の利用制限なども必ず確認しておきましょう。看板やイベント時の誘導など現在のオフィスではできたことも新しい外観重視のテナント物件では制約がありできないこともあります。例えば、ビルの窓に社名や広告が出せなかったり、テナントの案内板などでコーポレートカラーや書体の指定をされる場合もあります。

膨大なコストや労力を要するオフィス移転は失敗の無いよう下準備をしっかりとした上で移転の目的がしっかりと反映される物件を探しましょう。通常業務を行いながら滞りなく移転が実現するようにプロジェクトチームを立ち上げた上で、様々な作業の一本化ができるようなプロに任せることも視野に入れることをおすすめします。

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2017年4月28日 • ガイド

オフィス移転の際に注意したい、仕事効率に関わる机の配置

オフィスを移転するということは、各部署の配置から細かな机の配置まで、会社全体の環境を見直す良い機会となります。心機一転して気持ちよく仕事をするためにも、移転前の問題点を解消し、仕事の効率を上げて会社全体の利益向上へつなげたいものです。ここでは机の配置を工夫することによって仕事をしやすくする方法をご紹介します。

オフィス移転は効率を上げるためのもの

まず、オフィスの移転前の準備期間中に、現状の問題点を明確化して、リストアップしておくことが重要です。部署間でのやり取りに支障はないか、無駄な動きが多くなって仕事の効率を下げていることはないか、それを部署の配置や机の配置で解消出来ることはないかをしっかり考慮しておきましょう。

コストパフォーマンスの面で許せるなら、オフィスデザインを手掛ける設計事務所に相談するのも良いでしょう。その場合には、移転に際して社員の意見をヒアリングすることも大切です。例えば、机の配置だけでなく、コピー機やFAXなどの設備機器が遠いことで作業効率が下がってしまったり、会議室や打ち合わせのスペースが少ないことで、職場内での情報の共有や伝達がうまくいかなかったりするような場合、業務支援としての設備を増やすことなどが対応策として考えられます。
また、営業でお客様の出入りが多い会社では、セキュリティ対策の面で外部の人の出入りするスペースと社員が仕事をするスペースを分ける必要があります。外部の人の出入りがあるにも関わらず、社員の業務スペースと同一空間になってしまうと、社員の机の上が片付いていない場合に悪い印象を持たれるだけでなく、情報が漏洩するなどの弊害があります。
開発部門などでプロジェクトチームを組んで業務を進めるといった場合には、個人的に集中出来て、尚且つ社員同士のコミュニケーションも取りやすくする配慮があると仕事の効率が上がっていきます。

現状のオフィスのどの部分に問題点があるか、実際に使用して仕事をしている社員の意見を集約してリスト化することは非常に重要だといえます。

部署毎に最適な机の配置とは

では実際に、どの部署にどのような机の配置が最適かを挙げていきます。

まず一番一般的なのは、いわゆる島型の対面式レイアウトです。社員同士のコミュニケーションが取りやすく、配線も向かい合った机と机の間に通せるため配線処理がしやすく、見た目にもスッキリしたオフィスとなります。最も省スペースとなるので、机を多く配置することができ、人員の増員にも対応しやすくなります。また異動などの際に席替えもしやすいレイアウトです。総務部や経理部といった管理部門、購買部、生産管理部や品質保証部など、多くの部署で利用されているレイアウトとなります。

次に、商社などの販売がメインとなる会社では、フリーアドレス式レイアウトと呼ばれる配置も考慮に入れたいところです。このレイアウトのメリットは、一見すると島型の対面式レイアウトと似ていますが、固定席ではありません。自由に席について仕事が出来るため、部署間でのコミュニケーションが取りやすくなります。無線LANを利用出来れば、誰がどの席で仕事をしても良いので、人員が増えても対応することが可能です。ただ、デメリットとして、個人の収納場所を別途用意する必要があります。特に向いている部署としては、営業部など外出や出張が多い部署が向いていると言えますが、IT関連や企画部といった部署にも向いていると考えられます。

また、開発部門などでプロジェクトチーム毎に動いている部署では、背面式レイアウトがおすすめです。個人の席について仕事をしている時は業務に集中出来る上に、振り向けばチーム内でのコミュニケーションが容易に取れるレイアウトです。背面式レイアウトの中央に小さなテーブルを置いておくことで、ちょっとしたミーティングに対応出来るため、効率よく作業が進められます。このレイアウトでは、パーテーションが必要になりますので、若干のコストがかかります。

移転に際して、オフィス全体の広さと人員数、机周りのスペースがどれくらい取れるのかによって配置を考えることが重要となります。

部署間でのやり取りがしやすい職場づくり

オフィス移転で一番のメリットとなるのが、部署間の配置を見直すことが出来る点です。
総務部や経理部と営業部が離れていて、営業職の効率が悪くなったり、生産管理部のオフィスと現場が離れていたりするなど、一日に何度も往復する部署が離れていると、その移動だけでも時間を費やしてしまいます。そのため、どの部署を隣接しておくのが最も効率が良くなるのかを考慮する必要があります。ここでも各部署の社員の意見が重要になってきます。

一般的に隣接していると良いとされている部署の具体例を挙げてみると、次のようになります。
まず管理部門である総務部と経理部です。受付がある会社では、受付の近くに応接室が隣接し、尚且つ給湯室を近くに配置するなど動線を考えた配慮が必要です。また、社長室と役員室や秘書室もコミュニケーションが如何に取りやすく出来るかが重要ですので、同様に隣接している必要があります。営業部と購買部も隣接している必要のある部署です。業務上綿密に連絡を取り合えることで、売り上げに直接関わってくる重要な配置となります。前述した生産管理部や生産技術部と現場、開発、設計部門も近くに配置されているとコミュニケーションが取りやすくなり、急な生産の変更や試作品などの仕様変更の対応にも素早く対応出来ます。

上記に挙げたように、どの部署がどう配置されていると業務の効率が上がるかを考慮に入れることで、社員の仕事がしやすくなります。

このように、オフィスの移転は一大プロジェクトであるだけに、移転前の問題点をしっかりと解消した上で、更に使いやすく、仕事の効率を上げることが重要です。仕事がしやすくなると、社員のモチベーション向上にもつながりますので、会社全体の利益向上が期待出来ます。細かな机の配置から部署間の配置まで、何を改善すれば仕事がしやすくなるのかを重視すると、移転後のオフィスの最適な環境が見えてきます。

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2017年4月27日 • ガイド

マネージャーが知っておきたい、新人社員に対してのNG指導とは

新入社員を迎える季節となりました。毎年新たな部下を迎える上司や先輩同僚もいれば、初めての後輩を迎える先輩同僚もいることでしょう。昨今の新入社員達が「ゆとり世代」、「さとり世代」などと呼ばれる中、彼らにどう指導していけばいいのか、毎年頭を悩ませるという人も多いです。指導方法の中でも自分の新入社員時代と現在とでは違います。彼らに対してやってはいけない指導とは何かをご紹介していきます。

最近の新入社員の傾向とは

新入社員達が生まれたのは日本のバブル崩壊の後です。生まれた時から不況下にあったため、周りの大人達からは常に安定を求めるように育てられてきた傾向が強いです。

いわゆる「さとり世代」と呼ばれる彼らの特徴として挙げられるのが、全員に当てはまる訳ではないにしても、そもそもの物欲に乏しく、基本的に贅沢を好まない傾向にあります。地方に住んでいて必要にならない限り自動車を欲しがることもなく、仮に必要に迫られて自動車を持つとしても高級車には興味を持たずに軽自動車で満足していたり、海外旅行へ行きたい、高額なブランドの洋服やバッグ、アクセサリーなどを身に付けたいという願望も見受けられません。
人間関係も人を見て付き合うので、面倒だと思うと積極的に関わろうとはしないように見受けられます。

その背景には、現代のIT化が進み、情報社会となったことが原因として挙げられます。昭和の時代にはテレビのニュースや新聞でしか入ってこなかった大人の汚い情報も、今やインターネットで簡単に垣間見ることが出来てしまいます。インターネットが発達してきた時点で既に大人になっている人達に、その情報が全て正しいと信じている人はそう多くはないと思います。しかし、子供時代に好奇心を持ち、インターネットで様々な情報を目にすれば鵜呑みにしてしまう可能性が高く、将来に対しての希望や夢もインターネットに広がるノウハウ系のサイトや誰が書いているのが全く分からない掲示板などを見ることによって現実を見るようになり、意欲が減退して冷めてしまうといった傾向もあるようです。

何事も経験する前から、真偽のほどが分からない前知識だけをたくさん持って、悩んできた世代が「さとり世代」と言われる所以なのでしょう。

新入社員にやってはいけない指導方法

新入社員は初めて社会人となり、その会社に入社してきます。当然のことながら、初めからいきなり全て出来る人間など存在せず、最初は戦力にはなり得ません。それをどう導いていくかが上司や先輩の指導にかかってきます。

ではどのように指導したらいいのか、新入社員の意欲を削いでしまう、やってはいけないことをまとめてみます。

まず、仕事が分からないからと言って説明もせずに単純作業ばかりをさせるのはNGです。
配属された部署が会社全体にとってどのような役割があって、その仕事がどう影響するのかをきちんと説明しましょう。何も分からずにただ断片的に単純作業をやらされるのは、新入社員でなくても嫌になってしまいます。全体的な業務の流れを説明し、その業務や作業がその流れの中のどの部分に相当するのかをしっかり伝えれば、仕事を覚え始めるきっかけにもなっていきます。

また、単純作業だからと言って、教えるのを怠ることはやめましょう。
どんな単純作業にも手順があります。自分達は慣れているから当たり前のことだとしても、新入社員にとっては全てが初めてのことなのです。初めは作業するのを一緒に見ていて、分からないところについての質問を受け付ける余裕が欲しいものです。そこから少しずつ仕事が分かるようになってくると新たな疑問が生まれてきます。最初は何が分からないのかさえ分からなかったものが分かるようになり、上司や先輩に質問できるようになるということは、本人の中で考えて整理をし始めているということです。それを見逃さないようにすることが大切です。

出来ないからと言ってイライラするのもNGです。
経験がないのですから、ミスもしますし、うまく出来なくて当たり前だということを頭に入れた上で、出来ない原因は何か、分からないことは何か、どうすれば出来るようになるかなど、本人に考えさせるようにしましょう。そして本人の考えたことをよく聞くことが重要です。まず話を全部聞いてから、必要なところをアドバイスします。新入社員が戦力になっていくために、その繰り返しが必要なことなのです。

せっかく採用した新入社員が辞めてしまわないために

新たな風として入社してきた新入社員を指導するには、時間も費用もかかります。本人の素養や向き不向きもありますが、指導方法が良くなくて辞めてしまうケースもあります。

辞めてしまう原因で一番大きいのはやはり人間関係です。上司や先輩とのコミュニケーションがうまくいかず、一人で悩んで辞めてしまうというのは非常にもったいないことです。指導する側も自身の仕事をしながらの指導ですから、新入社員には育ってもらわなくては困ることになります。では、新人社員がどのようなことに悩み、どう対応すればいいのかを挙げていきます。

業務上の指示は分かりやすく的確にしましょう。
新入社員には特に、何がどこにあってその業務がどう完了して本人の手元から次の人へ渡っていくのかを明確に説明しましょう。
上司や先輩の仕事が忙しいのは分かりますが、指示を曖昧にしてはいけません。
毎回曖昧な指示をしておいて、新入社員が質問したくても忙しそうな上司や先輩に声を掛けづらいという状況を作りだしてしまっては、分からないことも解消されずにミスして怒られて、嫌になってしまうということになりかねません。
また、新入社員が仕事が出来ないことで、上司や先輩が忙しいからと言って新入社員に割り振った仕事を自分でしてしまってはいけません。新入社員にとっては自分が信用されず、必要とされていないと感じるのはつらいものです。何度ミスをしても質問をされても、それをフォローして業務を遂行出来るようになるまで指導することが上司や先輩の仕事でもあります。面倒だからと言って「私がやっておくから」というのは厳禁です。

せっかく入社してきた新入社員です。会社で長きにわたる戦力として一緒に業務にあたるためにも、正しく指導していきたいものです。伝えることはしっかり伝えて、一日も早く職場の一員として仕事に慣れるようにフォローしていくことが大切です。

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