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2018年2月9日 • ガイド

オフィスデザインを専門業者に依頼するときに押さえるポイント


従業員が働きやすいオフィスデザインを考案する時に、自社内にデザインを担当する人がいればオフィスデザインの実現も容易になりますが、大半の場合はやはり専門業者に依頼するのが近道です。今回は、企業が思い描く理想のオフィスデザインを具現化してくれる専門業者はどのように選べば良いのかを考えていきたいと思います。

専門業者選定の前にすべきこと。コンセプトの具現化

「こういうオフィスデザインが良い!」という理想があっても、机上の空論ではそれを実現化するのはなかなか難しい問題です。専門業者に依頼する場合、コンセプトをできるだけ具体的に伝えなければならないのです。企業側がやるべきコンセプトの構築方法を見ていきましょう。

ポイントとしては、目的をはっきりさせることです。目的が曖昧だとコンセプトもうまく作り出すことができません。自分の企業がどういった経営目標を立てているのかを洗い出したうえで、それによってはじめて目指すべきデザインの方向性も決まってきます。

例えば、特定の部署において人員を増加する予定があった場合、それに見合ったデザインを考え出す必要性が出てきます。スペースを広く確保することで効率性を重視し、人員増加にも柔軟に対応できるでしょう。
また、新たな人材獲得や定着を目指す時には、企業に入りたいと思わせる魅力的なデザインを考案することが重要で、リフレッシュスペースの充実やカフェエリアの設置など、そこで働く従業員の福利厚生に配慮したデザインが考えられます。逆に、事業規模を縮小せざるをえなくなったときは、コストダウンという観点からデザインを考えることとなります。なるべくスペースを有効活用する、デザインをシンプルにするというコンセプトを専門業者に伝達することになるでしょう。

社内で話し合いをしよう!コンセプトをより具体的に

専門業者に依頼する前に、自社内でコンセプトがある程度固まってきたら、次の段階として話し合いを重ねていきましょう。意見を集約してしっかりと伝えることができれば、業者としてもデザインに着手しやすくなります。ただしここで注意しておきたいのは、なるべく限られた人達で話し合いをする、ということです。全従業員の意見を取り入れてしまうとデザインに統一性がなくなる恐れがあるからです。以下に、必要に応じたデザインの例を見ていきましょう。

とにかく快適に仕事ができれば良い、という「生産性を重視した」考え方であれば、極力余計なものを排除したシンプルなデザインが良いということになります。ただし、必要最小限のオフィス内装飾(壁や照明といったもの)にはこだわりを持たなければならないため、コストはある程度かかると思っておいた方が良いでしょう。

「コミュニケーションを重視したい」という企業であれば、会議室やミーティングルームに力を入れたデザインを中心に取り入れる必要性があります。普段業務を行っている部屋と違う雰囲気を出すことで(壁色を変えるなど)、リラックスした状態で会議に臨め、アイデアも豊富に湧いてくることでしょう。

「環境に配慮した企業をアピールしたい」ということなら、観葉植物を始め、社内に効果的に緑を配置するといったオフィスデザインが最適です。そこで働く従業員だけでなく、外からの来訪者にとっても癒しを与えることとなり好印象を持たれます。

ここからが本番!専門業者の選び方を考えてみよう

以上の様な段階を踏んでコンセプトが固まってきたら、いよいよ実際に依頼する専門業者の選定に入ります。「業者」と一言で言っても、その仕事の内容によって何種類かに区分することができます。以下から見ていきましょう。

・内装工事専門の業者
デザインの部分には一切関わりを持たず、オフィス内の工事を専門に行う業者です。こうした形態の業者に依頼する時は、あらかじめ完成された図面を渡して工事を行ってもらうようにしないと余計なコストがかかってしまう場合があります。

・デザイン専門の業者
インテリアのデザインを専門とする業者に関しては、工事は別になるので、よほどこだわりのデザインを考えている時には依頼するのも手ですが、そうでなければあくまで参考程度にこうした業者もある、という認知程度で良いでしょう。

・デザイン、工事両方を行ってくれる業者
企業が出したコンセプトを元に、デザインから実際の工事まで全て一手に引き受けてくれる業者であり、こうしたところに頼むのが一般的とも言えます。構想から完成までにかかるコスト、時間を短縮できるという利点があります。

以上の様に、オフィスデザインに関わる業者には3つの業態があります。そしていずれの業態に頼むにせよ、丸投げをするのではなく、工事中などに実際に現場に赴き、コンセプトに基づいてある程度の指示を出すことも必要となってくるでしょう。

探し方にコツがある!専門業者に依頼する際のポイント

以上見てきたように、オフィスデザインに関わる業者には主に3つの形態があり、自企業のコンセプトに基づいて選ぶ必要性がありますが、その他、業者に依頼する時に注意すべきポイントを考えてみましょう。

現在では非常に多くの専門業者があり、インターネットで検索してみると数百、数千単位で見つかるかもしれません。まさに千差万別と言えますが、それらをよく見比べて、時間、コストがよりかからないような業者選びをすることが大切です。「安かろう、悪かろう」では、従業員の生産性に大きな影響を与えかねません。ましてや、一回作ってしまった内装を元通りにし、また新しく作り直すには膨大な手間暇がかかる可能性もあります。後悔のない業者選びをしましょう。

そのための一つの助けとなるのが、「見積書を出してもらう」という方法です。3社、4社で見積もりを比較して100万円もの差が出ることも珍しくありません。これは、業者間における価格競争が激しいということの象徴でもありますが、仕事の質も見極めたうえで判断することが重要です。各業者の過去の実績などをホームページなどで確認するといった手法が有効と言えるでしょう。

いかがでしたか。従業員のやる気を引き出し、外部からの来訪者にとっても良い印象を与えるようなオフィスデザインの構築は、まずそのコンセプトから明確にする必要があります。コンセプトを明らかにし、それを内装工事の専門業者にしっかりと伝えることで、理想のデザインが出来上がってくることでしょう。また、業者の選定方法にも気を配ることが大切です。過去の実績を調べて一番信頼できそうなところを選ぶようにしましょう。