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2018年3月12日 • ガイド

オフィス移転で重要になる情報収集にはどんなことがある?


近年はIT技術の発展に象徴されるように「情報化社会」と呼ばれています。巷に情報が溢れかえっており、それらを上手く選別して自分の役に立てることが、現代をうまく生き抜いていくカギといっても過言ではありません。それはオフィス移転にも言える事ですが、今回はどのような情報収集をすれば、効率の良い移転をすることができるのかを考えていきます。

オフィスを移転する様々な理由と情報収集の必要性

そもそもなぜ、オフィスを移転しなければならないのか、そこには様々な理由が存在します。会社をより成長させるためのプラスの意味合い、逆に事業を縮小せざるをえない状況に追い込まれているというマイナスの意味合い。そして、借りているビルのオーナーから立ち退き要求を迫られた、などの要因が考えられます。

もちろん移転にはコストがかかるので、どのような条件で移転するのが最適なのか、あらかじめ綿密に情報収集をしなければなりません。

更なる事業拡大を図る場合、ビジネスを行う上でより有利な条件がそろっているエリアはどこか、それに相応しい物件はどこにあるのか、を探す必要があります。逆に事業縮小を考えざるを得ない場合、事務所にかかるコストをより節約するために、その条件に合致する場所を探すこととなるでしょう。

いずれの理由にしても、事務所移転に伴う余計なコスト(維持費なども含む)をかけずに、スムーズな事業展開を再開できる場所を探すという大義名分があり、それに沿った移転計画を練る必要があると言え、情報収集はその大事な一要素となります。近年ではインターネットの発達により、そうした情報の取得が容易になってきました。コツをつかめば自社に有利な条件を見つけられる可能性も高まってきているので、しっかりと情報収集をしてみましょう。

初心者も安心!ネットで移転のノウハウを情報収集

前段に挙げたとおり、インターネットでは様々な情報収集ができます。移転のノウハウに関してもたくさんの情報があるので、特に初めて企業の移転をする場合などには大きな助けとなります。最初から最後まで事細かく懇切丁寧に説明されているのでぜひ利用してみましょう。

特に重要となるのが(きっちり情報収集しておきたいところが)、一番最初と最後の段階です。「さぁ移転を始めよう!」と決めても、最初に何をすればよいか分からない場合も多いのではないでしょうか。ただ荷物を運ぶだけが移転ではなく、綿密に計画を立ててから行わないと重要なポイントを忘れ、営業がすぐに再開できない恐れもあるのです。インターネットには、最初の計画の立て方から詳しく解説されているサイトもあるので参考にしてみましょう。そして、移転の最終段階も重要です。荷物を全て移動させて終わりではなく、移転に関する各種書類を移転完了数日以内に各機関へ届け出をしなければならないのです。その必要書類の詳細(書き方なども実例として掲載されている場合がある)、提出すべき機関などをよく情報収集し理解をした上で、最後まで間違いのない移転を心がけましょう。

一番大事な作業!?物件の情報収集作業

この段では、移転の最も重要な「核」となる、物件の情報収集作業に関して考察していきます。

移転先となるオフィスビルなどの物件情報は、不動産などを専門に扱うサイトにアクセスすればたくさん紹介されています。エリアやその周辺情報、そして建物の外観が写真で具体的に視認できる場合もあり、様々な情報を手に入れることができます。色々と見比べて、自社の新たな事業展開という目的に沿った建物をある程度絞り込むことができたら、土地価格の相場なども調べておきましょう。かかるコストがどれくらいなのかという、移転にとって最も大事な要素もこの時点である程度把握ができます。

以上のようにして様々な角度から移転に適した物件を見つけたら、次の段階として、実際に仲介業者に依頼して実物を見てみましょう。パソコンの画面上だけでは分からなかった情報(ネット上では公開していなかった情報)がそこで手に入るかもしれないからです。そして、仲介業者の営業マンなどにもいろいろと相談を持ちかければ、より適切な物件を紹介してくれるかもしれません。パソコンだけでなく自分の足で実際に情報収集をすることにより、移転に適切な物件を見つけられる可能性もより高くなってくるのです。

情報収集は移転後の各種作業に関しても重要!

情報収集は、移転に最適な物件を見つけること以外にもいろいろなものに影響してきます。

オフィスの移転は、単純に荷物を移動させるだけで完了ではありません。情報化が進んでいる現代においては、新オフィスに電話やインターネット回線などを速やかに整備する必要があります。特に電話回線などは取引業者に連絡を取る関係上、移転後すぐにでも使用したいところであり、インターネット回線は整備完成までに時間がかかる場合もあります。早めに対応したいところではありますが、その工事は基本的に専門の業者に依頼しなければなりません。業者は値段やサービスの内容も千差万別なので、インターネットでの確認や実際に業者のところに赴くなどしてしっかりと情報収集をし、支払うコストに見合った仕事をしてくれる業者を見つけましょう。

次に情報収集が必要となってくる場面はレイアウトです。近年では、作業能率を上げるようなオフィス内のレイアウトというものがネット上などでたくさん紹介されています。移転前、旧来型のデスクをただ並べていただけのレイアウトだったとしたら、これを機に洗練されたレイアウトに変更する、というのも一つの手ではないでしょうか。実際に複数の事例を見て、新たに導入することにより作業効率が上がりそうなレイアウトを採用してみましょう。

いかがでしたか。企業がオフィスを移転する時には様々な事情があり、移転を成功させるためには色々な分野において情報収集が必要なことが理解できたのではないかと思います。インターネットを駆使しつつも実際に現場に赴くことで、より正確な情報をつかむ可能性も高まります。まさに「目で見て足で稼いで」、理想的なオフィス移転を成し遂げましょう。