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2018年5月30日 • ガイド

レイアウト変更で、しっかりオフィスを使いこなすためにすべきこと


オフィスという空間をどのように分け、どのように使うかは企業次第です。働きやすさを追求する現代では、企業のオフィス見直しも少なくありません。現在のオフィスのレイアウトは、オフィス空間をしっかり使いこなせているでしょうか。
働きやすさ、使いやすさの追求、従業員や企業・部署の増減などの理由にレイアウト変更を行なうことは、企業にとって珍しくありません。今までのオフィスより効率的なオフィスに変えたいと思う企業も多いと思いますが、ここでは、レイアウト変更でオフィスを使いこなすために必要なことを考えましょう。

使いやすいオフィスレイアウトとは

毎日使用しているオフィスですが、「効率が悪い」、「空間を活用しきれてない」、「無駄を感じる」などオフィスに対して不満を感じたことはありませんか。もしかすると、それらの不満は、オフィスのレイアウトを変更するだけで解決し、今まで活用できていなかったオフィス空間の新たなメリットを見出だせるかもしれません。今までのオフィスレイアウトを変えることで、オフィス内で働ける従業員人数が増え、従業員の動線や物の配置によって業務効率の向上につながることもあります。

オフィスのレイアウトは、企業のオフィスに対するコンセプトをもとに、従業員人数やオフィスに必要な各スペースの配分に応じてつくられていきます。個人のデスクを持つオフィスでは、従業員人数分のデスクを配置する必要があり、さらに個人のパーソナルスペースもある程度確保しなければなりません。さらにコミュニケーションの取り方や企業の働き方に応じたデスクのレイアウトを行なうことになります。反対に、個人のデスクを必要としない場合はフリーアドレス式にして、空いている席で自由に作業を行うオフィスも多くなっています。デスクに関しての使いやすさは企業の業種や従業員の働き方に応じてつくられるため、使いやすさを求めるには企業ごとに差が生じます。
また、オフィスに必要な各スペースに関しても企業によって多少の差が生じます。それでも一般的には、一般業務、役員専用、OA機器、情報管理、廊下、管理などが主に必要なスペースとして考えられています。使いやすいオフィスレイアウトにするためには、それらの空間配分よりも、どのスペースとどのスペースを隣接するのか、どこを離すのかを見極めることが重要です。そのためにも、オフィスでの従業員の働き方や動線が重要なポイントになるのです。

オフィスを使いこなすために

オフィスデザインはレイアウト次第です。オフィスという限られた空間をどのように有効活用するかによってオフィスの使いやすさは変わります。そのため、オフィスを使いこなすためには、効率的なオフィスのレイアウトをつくりあげることが必要です。

オフィス空間を使いこなすためには、オフィスレイアウトのポイントをしっかり押さえましょう。
まず、オフィスに必ずある余白スペースを有効的に活用することです。オフィスのレイアウトを考えていると、どうしても余白スペースは生まれます。余白はできるだけ小さい方が良いですが、どうしても埋められないことも少なくありません。そんなときは、余白を横ではなく、縦にも考えてみましょう。幅に捉われ、余白を小さく考えずに、床から天井までの空間として考えます。縦に長い情報収納スペースや物置のような使い方ができるかもしれません。また、逆に狭い空間を利用して音の気になるシュレッダーやOA機器、オフィス什器を使用する場所にすることもおすすめです。小さいスペースで行なうことで騒音を減らすことにもなります。

次に配線などをできるだけ隠しましょう。フリーアクセスフロアのように配線や電源関連を床下に収納することで電源の位置を気にすることなく、床の上のスペースを自由に使うことができます。電源の場所を考慮したレイアウトの場合、OA機器などの配置場所が先に決まってしまうことが多く、従業員の動線に合ったレイアウトができずに無駄ができてしまうかもしれません。

そして、なによりも限られたオフィス空間を少しでも広く感じるレイアウトを行なうことが必要です。視界に入る大きな仕切りやパーテーションなどを排除、または小さくし、視野を広げることで、オフィス全体に目が行き届くようになります。

オフィス空間をフル活用するレイアウト

オフィス空間をフル活用するためには、スペースの活用が必要です。オフィスでスペースを活用するためには、オフィスに必要な各スペースをどのようにオフィス空間の中に配分していくかが重要です。

例えば、株式会社MACオフィスが手掛けたオフィスレイアウト変更の事例を見てみましょう。コンサルティング企業のオフィスレイアウト変更を「業務内容を感じるエントランス」「従業員がアクティブに動ける」「部門間の最適なゾーニング」をポイントに行ないました。フリーアドレスを導入したことで、従業員の動く範囲を広げ、従業員自ら判断して働き方を見つける空間にしました。また、業務の異なる部署ごとの配置や隣接を考え、企業の働き方をより効率化するためのオフィスレイアウト変更になりました。

オフィス空間に各スペースを効率よく配分しても従業員の働きやすさや快適性がアップしなければ意味がありません。オフィス空間を活用したオフィスレイアウトは、なによりもそこで働く従業員にとって良いものでなければならないのです。スペースの有効活用だけを目指しても、良いオフィスとは言えません。仕事をするのは従業員という人間です。快適なオフィスであれば、自然とモチベーションも上がります。オフィス空間の図面の中だけでのレイアウトではなく、従業員ありきの快適なオフィスレイアウトを目指しましょう。

オフィス空間を活用するためには、オフィス空間を理解し、各必要スペースを配置したうえで、従業員の動きや働きやすさを考慮しなければなりません。オフィスレイアウトの図面上理想のレイアウトでも、そこで働く従業員がいなければ、オフィスを活用することはできないのです。
オフィスのレイアウトを考えるためには、オフィスのあり方を踏まえ、従業員の動きに沿ったスペースを配置していくことが必要です。また、オフィス空間の中にある余白スペースの活用方法を見つけることでオフィスをより活用することができるかもしれません。