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2018年1月17日 • ガイド

ビジネスの中心地【東京】に移転するメリット・デメリット

企業がさらなる利益追求を図るうえで、今いるオフィスからの移転というのも重要な選択肢の一つとなります。カギとなるのは「どの場所に移転するか」ということでしょう。近年、地方にオフィスを移転させるケースも増えてきていますが、ビジネスの中心地である東京にオフィスを構えることのメリットはまだまだ大きいものがあります。今回は、そのメリットとデメリット、両面を考察していきましょう。

企業が続々参入する、東京でも今注目のエリア

日本の政治・経済の中心地でもある東京。特に23区内はオフィス街のエリアも多く、連日多くのサラリーマンやOLで賑わっています。地方にオフィスを構える企業にとっては、東京への移転はまさに利益追求の理想形とも言えるでしょう。

近年で最も人気のあるエリアは、大手町です。東京駅に近いこのエリアは現在再開発が進んでおり、新しいビルがどんどん建っていて、心機一転を図るには最適の場所となっているのです。交通網が発達しており、また立地もわかりやすいので、ブランドイメージが向上するというメリットもあります。実際に現在進行形でこの地にオフィスを構えようとしている大手企業も数多存在しており、今後ますます人気が集中することでしょう。

日本にとどまらず、世界の主要産業となりつつあるIT業界。国内においても現在最も成長著しい分野の一つですが、そのIT系企業に人気なのが渋谷です。かつては若者文化の発祥地と言われたこのエリアも、現在ではIT系企業が続々参入しており、今や「日本のシリコンバレー」と呼ばれるほどです。同様に秋葉原も人気で、もともと電気街として有名だったこともありIT企業が参入しやすい土壌があったほか、近年では駅周辺の再開発により街の美化が進み、女性従業員も働きやすいエリアとなっています。

やっぱり都会!?東京にオフィスを構えるメリットとは

さて、上記のように現在東京へのオフィス移転の傾向が著しいですが、具体的にどういったメリットがあるのか、次に見ていきましょう。

まずは経済的側面から見ていきます。東京はオフィス街が多く、ビジネスチャンスがそこかしこに広がっています。そのチャンスという波にうまく乗ることが条件であるものの、23区内の経済集中エリアにオフィスを構えれば、利益を上げられる可能性が高くなります。

そして、単純に東京という「名前」「ブランド」によって箔がつくこともありえます。コンプライアンスが声高に叫ばれる現代、企業にとっては「良いイメージ」がつくこと、それだけで利益に直結する可能性が非常に高くなっています。例えば、これまで郊外にあったオフィスを(経済の中心地である)東京に移転することで、それまでの業績が目立たないものだったとしても「これから発展の見込める企業ではないか」といったようにクライアントの見方が変わり、契約を結ぶことによるメリットを見出してくれるかもしれません。その結果順調に取引が成功する可能性も出てきます。ただし、期待に応えるべく確実な実績を積み上げていく必要も同時に考慮しなければなりません。順調にいかなければ信用を失い、あっという間に損益を出してしまうリスクもあるので、東京へ移転したからといって矢継ぎ早にクライアントと契約を結ぶのではなく、きちんと期待に応えられる実績を上げられるか慎重に検討しましょう。

その他にもまだある!東京にオフィスを構えるメリット

東京にオフィスを構えることによってどういったメリットがあるのか、もう少し違った角度から検証していきましょう。

まずは「拠点を一か所に集約しやすい」という面です。そもそも会社機能や人材を一か所に集約させると、管理がしやすくなってコストダウンにつながる他、人材の活発な交流につながり、さらに新しい人材を集めやすくなります。地方よりも東京に集約させれば、交通網が発達しているので従業員も通いやすく、一か所に会社機能を集約しているがゆえに、突然地方に転勤するような不安に駆られることも少なくなります。また、優秀な人材をなかなか集めにくくなっている現代において、「東京」というブランドだけで(会社に通いやすいという点において)新たな人材の雇用をしやすくなることもメリットとして挙げられます。
つぎに挙げられるメリットとして、自然災害(特に地震)への備えがあります。2011年に発生した東日本大震災という経験から、特に東京都心のビルでは現在耐震性を強化した工事が次々と行われています。最新型の免振機能が備わったビルへのオフィス移転は、大企業を中心に増えているのです。地方では老朽化した建物も多いので、地震に対するリスクも大きいものがありますが、東京都内のオフィスであれば建物倒壊による思わぬケガなどをする可能性も低いという現状があります。

東京にオフィスを構えるデメリットも考えよう

さて、それでは次に、東京でオフィスを構えることのデメリットにはどういったものがあるのか、検証していきましょう。

まず単純に、家賃が非常に高い場合が多い、ということが挙げられます。東京都心の地価は全国でもトップクラスであり、自ずとオフィスを借りるときに必要となるコストも企業経営の中でかなりの負担となります。また、付加価値も同様に高価なものとなっています。従業員が働きやすいオフィスというコンセプトのもとに、デザイン性に富んだレイアウトで作られている部屋も多く、結果家賃が高くなってしまうのです。

また、実際に東京都心にオフィスを構えるまでに時間がかかる可能性もあります。調査をしてみて「ここが良い!」と思っても、人気のある物件はすぐに成約済みになっている場合も多いです。ある程度妥協するか、それとも理想のオフィスを追及するか。あらかじめ方針をきちんと立てておかないと、なかなかオフィス移転がスケジュール通りに進まず、余計な時間、コスト、労力がかかってしまう可能性が高いのです。

以上のようなデメリットをクリアするためには、自企業のキャパシティをよく理解しておくことが必要です。費用対効果をよく考えたうえで、東京の中で最適と思える場所にオフィスを構えるようにしましょう。

以上見てきたように、東京にオフィスを構えることによるメリットは様々あり、さらに利益を上げることも可能となりますが、その目標を達成するためには入念な準備が必要です。特にコスト面において負担になる場合も多いので、自企業の将来的な展望をしっかりと立てたうえで、東京へのオフィス移転を決断するようにしましょう。

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2018年1月16日 • ガイド

移転時こそ気を付けたい、機密書類の取り扱い

情報化社会が進んでいる現代、企業には個人情報の漏えいを防ぐという重大な使命があります。漏えいにより企業の社会的責任が地に堕ちてしまう、という現象も近頃は珍しくなくなりました。コンプライアンスを遵守するために、従業員1人1人がしなければならないことは「機密書類」を適切に扱うことでしょう。情報漏えいをしないために最も適切であるとも言える、機密書類の扱い方にはどういった方法があるのか検証していきます。

機密書類が重要になった背景~個人情報保護の歴史

1990年代後半から2000年代にかけて、インターネットが急速に普及したことにより社会の情報化は一気に進んでいき、IT企業などの新たな業種の誕生を促しました。しかしそれは同時に、新たな問題が発生する土壌にもなりました。パソコンを通して情報を手に入れやすくなるにつれ、本来知られてはならない機密情報まで無差別に、容易に手に入るようになってしまったのです。これを防止する一環として日本では2003年「個人情報保護法案」が成立、2005年に全面的な施行がなされました。個人情報を扱う企業に厳しい義務を課し、違反した場合には罰則(刑事罰)が定められたのです。

この法案が改めて広く認識された「事件」として有名なのが、2014年に起きたベネッセ個人情報流出事件です。通信教育界の最大手である同社は、進研ゼミなどに登録している子供や保護者などの顧客情報流出を発表し、その数は最大2000万件以上(結果的に3000万件)にものぼることが明らかとなりました。情報が漏えいした原因は、同社で働いていた派遣社員のエンジニアによるデータの外部持ち出し、名簿業者への売却でしたが、この事件は改めて機密情報を守ることの重要性を広く社会に再認識させるに至ったのです。従業員1人1人がなすべきことは何か、機密情報を守るために企業としての具体的な方策が求められたのです。

機密書類って何?その種類、定義を知る

そもそも機密書類というものは一体何なのか、その種類、定義を考えていきましょう。

まずは先ほども挙げたように、顧客情報(氏名、住所や電話番号)があります。お客様から個人の情報を提供してもらう(守秘義務を守る)、という前提があるので漏えいさせてしまったらお客様への「裏切り」につながり、社会的信用を失ってしまうリスクが大きいです。また、個人情報を国が一律管理する「マイナンバー制度」も近年スタートし、個人情報を保護する必要性が益々高まってきています。

機密書類は個人情報だけでなく、社内で発生するもの、クライアントとの取引の上で発生するものもあります。具体的には契約書、見積り書、製品を管理するマニュアル、図面、未発表の情報など多岐に渡ります。企業が利益活動を行う際の、まさにトップシークレットとも呼ばれるべきものであり、これらを漏えいさせることはすなわち(特にライバル企業の手に渡った時は)、自企業の存亡に関わる事態になるといっても過言ではありません。何重にもセキュリティを施すことで、決して漏えいすることのないよう、従業員1人1人が普段から高い意識を持ち続けながら機密書類を扱う必要性があります。

オフィス移転は機密書類が外部に漏れる危険性大!

普段の業務において機密書類を漏えいさせてしまう危険性は常に潜んでいますが、オフィスを移転する時にはより注意が必要となります。引越しのドサクサにまぎれて紛失してしまい、外部に情報が漏れてしまう可能性もゼロとは言い切れません。あらかじめ手元でしっかり管理するようにしましょう。

さて、機密書類はオフィス移転の際に整理整頓する必要があります。その際、引き続き保管しておく必要があるものと、期限が過ぎるなど何らかの理由で破棄が必要となってくるものに大別することができます。それぞれにおいて、どのような扱い方が必要なのでしょうか。

まず保存しておく機密書類の方ですが、担当者が各自の責任において、しっかりとダンボールに詰め込んでおくことがポイントとなります。そして新オフィスに持っていく際には、鍵のかかる部屋に置いておくようにしましょう。機密性の低い書類と同じ場所に置いてしまうと雑に扱ってしまいがちです。捨てられる危険性もあるので管理には注意しましょう。

一方、保存の必要がなくなった書類に関しては外部の目に触れる前に処分しなければなりません。処分方法をあらかじめ用意しておきましょう。一番効果的なのはシュレッダーです。専用機をあらかじめ購入しておけば必要以上のコストがかかりません。確実性が高いのは、専門業者に頼んで溶解処理で処分してもらう、という方法になります。どのような手段を取るにしても、情報漏えいしないように気を付けましょう。

機密書類は紙だけではない!電子書類の扱いにも注意を

「機密書類」と聞くと紙のイメージが強いですが、実はパソコンなどに保存されたデータも同様の定義づけができます。オフィス内でパソコンを扱って作業をするということがもはや当たり前になった現在、データの扱いに関しても細心の注意を払わねばなりません。万が一データが消えてしまったら、取り返しのつかない事態になりえますし、廃棄したはずのパソコンから第三者がデータを復元する可能性もあるのです。

オフィス移転時には特に注意が必要で、パソコンの持ち運び方が重要です。業者に依頼するケースも多いパソコンの持ち運びですが、ぞんざいな扱いをされて万が一破損してしまった場合に備えて、重要なデータはパソコンから可能な限り取り出し、外部記憶装置であるUSBなどに保存して持ち運ぶようにしましょう。USBは小さいものなので、それを紛失しないようにするのももちろん大切です。

そして、移転を機に不要なパソコンを廃棄する場合はより注意が必要です。廃棄の際、保存データをしっかり消去していたはずでも、ハードディスクという単位で残存している可能性が高いのです。物理的に壊したとしてもデータが残る可能性は高いので、専門業者に依頼する、もしくは専用のソフトを購入するなどして、しっかりとデータを消去するのがベストといえます。

以上見てきたように、情報化の進む現代において機密書類を慎重に扱うことは、今や企業が達成すべき重要なミッションとなっています。紙の書類だけでなく、パソコン上のデータも外部に漏らさないようにすることではじめてコンプライアンスを遵守している、と言えるでしょう。

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2018年1月15日 • ガイド

ここだけは絶対に押さえたい!オフィス選定のポイント6つ

新たに起業するとき、もしくは現在いるオフィスから移転を検討するとき、どのようなオフィスを選定するのかは重要な要素です。選定の目的は企業をより成長させ、利益を獲得するためですが、果たしてオフィス選定のポイントにはどのようなものがあるのか、さまざまな角度から検証していきましょう。

オフィス選定の大前提ともいえる3大条件!

オフィス選定にはさまざまなポイントがありますが、まずは大前提ともいえるポイントを考えていきましょう。

最初に何といっても、立地条件(エリア)が挙げられます。地方にオフィスを構え、堅実な経営を心掛けるか、それとも思い切って東京などの都会に進出し、ハイリスクハイリターンな経営を目指すか、選定担当の思案のしどころともいえるでしょう。自企業の経営能力をよく把握し、従業員がフットワークも軽く仕事を行えるエリアの選定が成功のカギとなります。

次に、オフィス内の広さ=面積も重要なポイントとなります。従業員の人数にもよりますが、一人一人がスムーズに業務をこなせる広さは最低限確保しなければなりません。あらかじめオフィス用物件の面積をインターネットなどでよく調べたり、実際に現場に赴いて広さを確認するなど準備を怠らないようにしましょう。

オフィスの賃料も選定のポイントとして欠かせません。賃料は、企業が経営を行う上で最大のコストといっても過言ではないので、選定には慎重にならざるを得なくなります。物件のオーナーとよく相談したうえで、不当に高い賃料をとられないよう気を遣いつつ、速やかに(賃料の)妥協点を見出しましょう。

以上3つが、オフィス選定の「3大条件」と言えます。

これも大事!利便性から見たオフィス選定

オフィス選定には従業員、そして取引先がそこ(オフィス)に対して利便性を感じることができるかも大事なポイントとなります。以下に列挙していきましょう。

・最寄り駅に近い立地条件
オフィスに出勤する際は電車を利用する人が圧倒的に多い傾向があるので、やはり駅に近い場所の選定は大事です。

・分かりやすい場所にある(交通量の多い幹線道路沿いなど)
取引先に自社の場所を伝える際、分かりやすい目印(幹線道路沿いにある、など)があればスムーズに話が進みます。

・周辺環境の良し悪し
従業員が落ち着いて仕事をできるよう、周辺に騒音となる環境がないか。昼食を取れる場所が近くにあるか。アフター5でお酒を飲める場所があるか。こういったオフィス周りの環境に関して調査をするのも、オフィス選定の際には重要となります。

・オフィスの入っているビル自体の利便性
何階にオフィスが入居しているのか、エレベーターはあるのか(上階で、階段しかないと毎日辛い)、車を停めておく駐車場はあるのか、といったオフィスが入居しているビルの構成も十分考慮に入れておきたいところです。

以上に挙げたような利便性があまり良くないと、従業員にとっては毎日の仕事に余計なストレスがかかりますし、取引先にとっても「あのオフィスは行きづらい」という、マイナスの評価につながるので注意が必要です。

従業員が働きやすいように!快適性という観点

利便性にもつながる要素となりますが、オフィス選定には従業員が働きやすい「快適性」という観点も重視しなければなりません。ポイントを列挙していきましょう。

・ビルが最新式のものであるかどうか
オフィスが入居する予定であるビルのグレードは、気にすべきポイントです。かなり昔に建てられた建物など、設備が古いものだと壊れてしまう恐れがあり、従業員が仕事以外でストレスをためてしまう要因にもなります。

・窓から見える景色
外の景色が遠くまで見渡せるような、開放感溢れるオフィスは従業員の仕事へのモチベーションにもつながります。すぐ隣にビルがあって、窓を開けても景観が悪いようなところは可能な限り避けたいところです。

・清潔感
従業員が一息つくのに欠かせない化粧室、休憩室などのエリアは清潔感が最も大切になります。掃除業者が丹念に掃除をしてくれているならともかく、あまり掃除がなされていない場所であると一日快適に過ごすのも難しく、従業員にとってはストレスがたまる原因となってしまいます。

・他のテナントに入っている企業の顔ぶれ
ビル内の物件をオフィスとして選定した時、やはり気になるのがテナントに入っている他企業の存在。ライバルとなる同業種の企業が入っていると顧客の奪い合いになる可能性もあり関係を悪化させてしまうかもしれないので、あらかじめリサーチをしたうえでなるべく(入居は)避けるようにしましょう。

近年重要度がアップ!安全性という観点

近年、日本では自然災害が相次いでいます。地震や火事などの災害が自分の身に降りかかり、思わぬケガや命にかかわる傷を負う可能性もますます高くなってきました。「自分の身は自分で守る」ことが一番ではありますが、避難のしやすい態勢が整っているオフィスであるかどうか、選定の際に見極める重要性も大きいと言えます。
具体的には、オフィスが入居しているビルの地盤はそもそもしっかりしたものであるかどうか(地盤がゆるいと地震の時に崩れやすくなるため)、耐震構造のしっかりしているビルか、避難経路は確立されているか、といった要素がチェックポイントとなるでしょう。

「安全性」という観点から考えると、オフィス選定の際にセキュリティは頑丈かどうか、というポイントも見逃せません。外部からの来訪者が容易にオフィス内に入れるような状態のセキュリティでは、泥棒に入られたり、情報漏えいする危険性も高いものとなってしまいます。最低限オフィス内のどこかに、暗証番号を入力しないと部屋に入ることのできないエリアが、あらかじめ作られているところを選定するのが理想と言えます。自企業でセキュリティシステムを構築するという手もありますが、余計にコストがかかるのでなるべく避けたいところです。

以上、オフィス選定の際に重要となる「3大条件」、そしてその他3つの観点を紹介してきました。全ての条件を満たすオフィスを見つけることはなかなか難しいものがありますが、従業員の仕事のしやすさや、取引先にとっての商談のしやすさという観点から、よりベターなオフィスを見つけるようにしましょう。

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