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2018年5月28日 • ガイド

予算はどのくらい?予算別でみるオフィスレイアウト実例

オフィスレイアウトは、オフィスの広さ・従業員数などを基準に働きやすいオフィス空間をつくりますが、その中でも予算は大きな基準になります。事業の新規、縮小、拡大などオフィスレイアウトをするきっかけはさまざまですが、企業が求める条件をもとにゾーニングや動線を考え、企業がより良く働ける空間であることが重要です。
ここでは、予算を基準としたオフィスレイアウトについて考えます。企業に合ったオフィスレイアウトを行なうための予算を考えましょう。

オフィスレイアウトの基本的な流れ

オフィスレイアウトを考えたとき、なにから準備し始めればいいのかわからなくなってしまう……なんてことも少なくありません。他の企業はどのようなレイアウトをしているのか、オフィス空間をどのようにレイアウトすべきなのか、などオフィスレイアウトに関する疑問は考えれば考えるほど増えていきます。

オフィスレイアウトの基本として、オフィスレイアウトの目的を明確に考えることが重要です。一般的なオフィスレイアウトの目的は、従業員の増減や事業の縮小・拡大などによる省スペース化や作業スペースの拡大などが考えられます。また、部署の増減などオフィス内につくるべき空間の増減から考えなければならない場合もあります。いずれにしてもオフィスという空間の中をいかに活用し、空間を割り当てるかが重要なポイントになります。

例えば、従業員個人の作業スペースのレイアウトを考えてみましょう。
従業員個人の作業スペースのレイアウトは、オフィスで働く従業員の人数とオフィス空間に沿って考えることが必要なので、レイアウトの特徴をしっかりおさえたうえでオフィスに合ったものを選びましょう。

・対向式レイアウト
部署ごとにデスクを対向させて配置する一般的なレイアウトで「島型」とも呼ばれています。まとまった配置でコミュニケーションが取りやすい形です。
・フリーアドレス式レイアウト
レイアウト自体は上記の対向式レイアウトに似ていますが、空いている席を自由に使用できる形式です。必要最低限の席数にすることでスペースの効率が良いレイアウトです。
・同向式レイアウト
学校の教室のように一方向に向けてデスクが並ぶ形です。個人を重視するレイアウトになります。
・ブース式レイアウト
デスクの周囲をパーテーションやパネルなどの仕切りで囲い、ブースのような作業空間をつくる形です。雑音などオフィス内のストレスになりうるものを遮断するレイアウトです。
・背面対向式レイアウト
チームごとにひとつのブースをつくり、デスクを背中合わせにするレイアウトです。向き合うことがないデスクで集中した作業を可能にした一方で、振り向けばコミュニケーションを取ることもできるレイアウトです。

従業員個人の作業スペースだけでも上記のように複数のレイアウト方法があるため、オフィス空間の広さや企業のニーズに合ったレイアウトを、特徴と照らし合わせ選ぶことが大切になってきます。

予算100万円までのオフィスレイアウト

株式会社MACオフィスが経営するオフィスレイアウト工房では、予算別にオフィスレイアウト事例を検索することができます。20万円まで、60万円まで、100万円までなど細かい予算ごとに見ることができるのに加え、予算だけに着目したオフィスレイアウトではなく、オフィスレイアウトを依頼する企業側の希望を踏まえたうえで予算内におさまるレイアウトを提案してくれます。

例えば、予算24万円で従業員2人、広さ4坪の賃貸オフィスを新設した場合、従業員のデスクを壁に面して配置し、2人のデスクの間にフィンガー天板タイプのミーティングテーブルを使用しています。仕切りを使わずに個々の空間を意識させ、そこにプリンタなど共有するオフィス機器を置くことでスペースの活用も有効的なものにしました。また、収納スペースをシンプルなものにし、来客用のテーブルもオフィス空間に溶け込むように配置することで限られた空間を最大限に活かしたオフィスレイアウトになります。

次に、予算93万円で従業員8人、広さ21坪の自社ビルでIT関連会社のオフィスレイアウトを行なった場合、オフィスで働く従業員の作業内容に応じた作業スペースを個々につくっています。集中した個人作業を行なう場合とチームで作業する場合を想定し、オフィスの中央に昇降テーブルを置きました。従業員同士が連携することが多い働き方をする企業だったので、多目的に使用することができるコミュニケーションスペースをつくっています。このように、広さの活用だけでなく、オフィスで実際に働く従業員の動線や働き方に合ったレイアウトを提案しています。

予算180万円以上のオフィスレイアウト

オフィスレイアウトの予算については、金額が高ければ良いというものではありませんが、予算が多いと企業側が理想とする希望をいくつも実現させることが可能になる場合があります。

例えば、予算230万円で従業員10人、広さ24坪の賃貸ビルにオフィスを移転した場合です。企業の希望として、
・デスクの作業面を広くして10人分入るレイアウト
・会議室兼研修室としても活用可能なスペースを一ヵ所設ける
・エントランスはデザインフォンで無人受付、間仕切りで区切る
・天井設備の工事は最小限
・既存のオフィス什器を活用し、低コストに
・白を基調とし、ガラスを採用。シンプルでスッキリした提案
・可能ならリフレッシュスペースと倉庫スペースがほしい
などがあげられていました。
結果として、会議室やリフレッシュスペース、バックヤードを確保し、L型デスクを人数分配置しています。会議室は外に声が漏れないように天井までパーテーションで仕切りましたが、エントランスの壁は欄間部分をオープンにすることで、スプリンクラーの設置などの余分な天井工事をなくし、消防法に違反しない会議室をつくりました。また全体の統一感を見ながら、異なる内装材を組み合わせることで低コストに抑えつつ、ガラスと一面真っ白にした壁が光を明るく反射させ、シンプルで清潔感のあるデザインを実現させました。

オフィスレイアウトを提案する株式会社MACオフィスのような会社では、企業が求めるオフィスレイアウトを希望予算の中で可能な限り提案していきます。「レイアウトに対して希望が多いと必ず予算が高くなる」という先入観を捨て、理想のオフィスレイアウトを予算という視点から見つけてみましょう。

オフィスレイアウトの基準のひとつとなる「予算」という視点から見たオフィスレイアウトは幅広いものです。
オフィスレイアウトには目的を明確に持つ必要があります。そして、その目的を実現させるための方法は必ずしもひとつとは限りません。そのいくつかの選択肢の中でレイアウトを選ぶ基準として予算別にレイアウトを考えるのもひとつの手段です。
理想のオフィスレイアウトを実現させる方法を、予算という視点で視野を広げてみてはいかがでしょうか。

多数掲載されているオフィスレイアウトから予算別で見てみる 【オフィスレイアウト工房】  

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2018年5月25日 • ガイド

リモートワークが増える現在、オフィスデザインの在り方とは

リモートワークを導入する企業が増えています。リモートワークを導入すると、「オフィスに勤務する社員の数が減る」「オフィスのデジタル化が促進される」というように、働き方そのものに大きく影響します。働き方が変われば、業務遂行に必要なツールや執務スタイルも変わり、それらの変化はオフィスデザインにも波及します。

リモートワークがもたらすメリットとデメリットをふまえつつ、働き方改革がオフィスデザインに与える影響を考えてみましょう。

働き方改革の象徴、リモートワーク

リモートは「遠隔」という意味。「リモートワーク」とは、自宅やコワーキングスペースなど、普段の職場から離れた場所で仕事をすることです。「テレワーク」「ホームオフィス」「在宅勤務」などと呼ばれることもあります。

リモートワークの先駆けはアメリカのIBM社だといわれています。アメリカのように国土が広大だと、自宅から勤務先への通勤が困難な場合があります。かといって、勤務地の近くに住む人しか採用できないのでは、人材確保の面でマイナスです。そこで、勤務地から遠く離れた場所でも仕事ができるように考案、導入されたのがリモートワークです。

日本の場合、国土もそれほど広くなく、交通網も整っているので、遠隔地から通勤することは(アメリカよりは)難しくありません。「リモートワークを導入すべき切実な事情がある」とまではいえません。

ただ、国内の労働人口が減少し続けることが確実視されるなか、「働き方は、社員の生活スタイルや価値観にあわせてもっと多様化すべきだ」という考え方が標準となりつつあることはたしかです。これは時代の趨勢であり、あえてその流れに反発してオフィス勤務に固執することは、企業の社会的評価を下げる要因にもなりかねません。

このような背景も手伝って、日本でも「働き方改革」の一環としてリモートワークを導入する企業が徐々に増えていき、その流れは加速し続けています。現在では、IT系企業だけでなく、トヨタや日産といった製造業などでもリモートワークの導入が進められています。

ある企業の場合、東北の震災がリモートワークを導入するきっかけとなったといいます。原発事故のような緊急事態が生じたとき、社員に対して、自分や家族の生命をも犠牲にして、いつもと変わらぬペースで通勤するよう強いるのはあまりにも酷です。また事業所を1箇所に限定・集中させてしまうと、いざ非常事態が起きたときには長期間にわたり業務そのものが維持できなくなります。リモートワークを導入し、社員の勤務地を固定しないことは、経営上のリスクヘッジにもなりうるわけです。

リモートワークのメリットとデメリット

リモートワークを導入することには、社員や企業にとって次のようなメリットがあります。

(1) ストレスの削減
オフィス勤務がなくなると通勤のストレスがなくなります。オフィス内の人間関係に悩んでいる人にとっては、苦手な同僚と顔を合わせずに済むことは多大なメリットです。オフィスでの長時間労働が心身の不調を招いている社員の場合、在宅勤務に切り替えることで症状の快復も期待できます。

(2) コストの削減
デスクやパソコンなどの事務用品にかかるコスト、光熱費や交通費を削減できます。企業が地方に事業展開する場合、支社や支店という形で新しいオフィスを開設するのがこれまでの通例でしたが、リモートワークが広く浸透していけばそのコストも不要になります。

(3) 離職率を下げる
リモートワークとオフィス勤務の使い分けを認めることで、家族の介護や看病、育児などが理由でフルタイムの勤務が難しい社員も仕事を続けることができます。選択肢が多く、労働のしばりが少ない職場では、社員の離職率も低下します。

他方で、リモートワークにはデメリットもあります。

(1) 勤務評定が難しくなる
管理職による勤務評定では、部下と日々直接顔を合わせることで得られた情報も参考資料となります。リモートワークを導入すると、「社員が自宅でどのように仕事をしているか」のチェックが難しくなります。また、オフィス勤務の場合、毎日休まず、遅刻せずに通勤しているからこそ、「最低限、それなりに頑張っている」という評価が可能となりますが、リモートワークにするとその評価要素が使えなくなります。

(2) 生産性が下がる場合もある
「リモートワークを導入すると生産性が向上する」という認識がありますが、これはそうとは言い切れません。たしかに、通勤などに奪われる時間を業務に回せるので、可処分時間は増えるでしょう。しかし、「他人の目」がなくなるので、人によっては怠けてしまうこともあります。また、オンとオフの境目がなくなると、集中力が削がれ、業務のペースが落ちる人もいるでしょう。

(3) 迅速な意思決定ができなくなるかも?
いわゆるブレインストーミング形式の会議やディスカッションをスムーズに行うためには、社員同士が同じオフィスにいることが必要です。リモートワークだと、(PCカメラを常時接続しているのでもないかぎりは)社員がデスクにいるかどうかを確認できません。しかも、意見交換の手段が、電話・メール・チャット・スカイプ・ビデオ会議などに限定されるため、「必要なタイミングで声をかけて、Face to Face(直接対話)で意思決定をする」というスピーディーな行動は難しくなります。2017年にアメリカIBM社は、これまでの完全リモートワーク制を改め、全社員に原則としていずれかのオフィスに所属し、上司の求めがあれば出勤することを義務付けましたが、これも意思決定の迅速性を重視したためです。

リモートワークを可能にするオフィスデザインとは?

以下に挙げるように、リモートワークとオフィスデザインは相互に影響しあう関係にあります。

(1)意思疎通用ツールのデジタル化
チャットやスカイプ、ビデオ会議は、リモートワークを導入するならマストです。今やこれらのシステムは、かつての電話やFAXと同等のごくありふれたシステムですので、導入するのにことさら大きな壁はないはずです。ただし、在宅勤務の社員にPCカメラの「常時接続」を求めるか否かは、プライバシーの問題があるため慎重な判断が求められます。

(2)企業が所有する情報のデジタル化
リモートワークでは、本来オフィスで保管すべき情報を自宅等に持ち込んで仕事をすることになります。部外秘の重要書類を持ち運ぶわけにはいきませんから、業務に使用するあらゆるデータをデジタル化しておくことが必要となります。

情報をデジタル化すれば什器類を簡素化できます。また常時出勤する社員が減れば固定デスクの数も減らせます。その分空いたスペースを他の目的のために流用できます。フリーアドレスのデスク、ファミレス席や集中スペースなどはその一例です。社員のリフレッシュを目的としたフィットネススペースやカフェを造るのも良いでしょう。

(3)オフィスでの執務スタイルにも変化が?
リモートワークを導入すると、社員全体に「我が社は多様で自由な働き方を許容している」という意識が広まります。この意識変革は、オフィスでの執務スタイルにも少なからず影響を与えます。

たとえばスタンディングデスクの採用です。「着座での長時間の作業は血流を阻害し、健康上の問題を招く」という研究結果がきっかけとなり、スタンディングデスクを採用する企業が世界中で増えています。社員のリモートワークが一般化すれば固定デスクも大幅に減るので、スタンディングデスクを設置できるスペースも格段に増えます。

一昔前の日本なら「立ちながら仕事をするなんて態度が悪い!」と一蹴されていたでしょうが、現代ではそのような古い意識はなくなりつつあります。「リモートワークの浸透」と「自由なオフィスデザイン」は、根っこの部分で連関しているといえるでしょう。

政府が主導する働き方改革は今後ますます加速すると予想されています。副業やクラウドソーシングと同様に、リモートワークもごくありふれた存在になるはずです。リモートワークが浸透するに連れて、オフィスデザインの自由度も上がります。自由な働き方にふさわしいオフィスデザインを実現することは、これからの経営者にとって重要な仕事だといえるでしょう。

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2018年5月23日 • ガイド

コスト削減にもつながる、オフィス移転業者の選定ポイント

先日、とある県庁がオフィス移転を行った際、専門業者との調整がつかず、県庁職員のみで移転を行ったことがニュースとなりました。悪戦苦闘しながらも、移転を成功させていましたが、これは規模の大きなオフィスとしては特殊な例と言えます。本来であれば、オフィス移転のプロである業者に頼まないと、中々計画もスムーズに進まないものです。今回はオフィス移転業者を探すコツを考察して、どのようにすればコストを削減できるかを探っていきたいと思います。

その業者は頼れる業者?様々な「力」を見極めよう

オフィス移転という作業は日数がかかり、さらにその規模によっては非常に複雑化することもあります。コスト削減にもつながるオフィス移転業者を選ぶにあたって、こうした大掛かりなオフィス移転に関して、しっかり対応できるかどうかを見極めるのは大切なことです。具体的にチェックポイントを見ていきましょう。

1:搬入、搬出を計画する立案力
オフィス移転に当たっては、基本的には通常の家庭での引越し作業をイメージすれば分かりやすくなりますが、様々なものを旧オフィスから新オフィスに運び出す必要があります。しかしながらその規模は家庭の引越しとは違い、デスクやイス、パソコン、ロッカー、その他オフィス什器等、運び出すものは数多く、また大型なものもたくさんあるのです。したがって、オフィス移転に関しては、これらの運び出しに対してあらかじめ綿密な計画を立て、搬入、搬出当日にはムダなくスピーディーに行う対応力のある業者を選ぶべきなのです。

2:オフィスレイアウトをデザインする作成力
オフィス移転は当然搬入・搬出ですべてが終わるわけではありません。従業員が仕事をしやすいように、デスクやオフィス什器を効率的に並べる必要があります。いわゆる「オフィス内のレイアウト」を上手に作成できる能力がある移転業者を選ぶのも重要なポイントとなります。

3:電気やネットワークといった、配線関係の対応力
ビジネスフォンの他にも、近年ではインターネットを活用している企業が増えています。こうした配線関係に関する知識や経験を豊富に有している移転業者を選んでいきたいところです。経験が浅い業者だと仕事もいい加減で配線もバラバラ、移転後すぐに仕事が始められなくなる可能性もあります。

これらの3つの力があるかどうかを見極めるためには、自企業と同規模のオフィスで、実際に移転の仕事に携わった経験があるかどうかをヒアリングしてみるのが良いでしょう。そうしたノウハウを有している業者であれば、安心して移転をまかせることができます。

業者選びにはここにも気を付けよう!

その他、オフィス移転業者を選ぶコツについて考えていきます。

オフィス移転に関して業者に依頼する場合、果たしてどれくらいの金額がかかるのか、それをあらかじめ見積もってもらうことは必ず行わなければなりません。しかしながら、単なる見積もりだけではNGです。金額に加えて詳細な項目まで提示してくれるかどうかをしっかりと確認しましょう。詳細が出ているということは、綿密な計画に基づいてオフィス移転が行われることの何よりの証(その業者が信頼できることの証)となりますし、また、追加の作業、工程の変更によって余計なコストが発生するのを防ぐことにもつながります。さらに言えば、詳細を閲覧することによって、自企業の従業員でできるオフィス移転の作業を発見することができるかもしれません。業者にお願いすることと、自企業でできる作業を見積もり段階で明確に分けることによって、コスト削減にもつながります。

もう1つの移転業者を選ぶコツとしては、オフィス移転の過程において発生しうる様々な問題にしっかりと対応してくれるかどうか、ということです。旧オフィスで抱えているレイアウト上の問題が果たして新オフィスでは解決できるのか、しっかりと解決案を提示してくれるような業者を見つけたいところです。移転の専門家たる業者の方々は、ベストなオフィスレイアウトというのを熟知しているはずです。問題の解決もある程度スムーズに行ってくれるはずであり、ただ単に移転計画通りに仕事を行うだけの業者では、発生しうる問題の解決も望めません。

ネットを駆使して、業者をいくつも見比べてみよう

現代は情報化社会と言われています。インターネットを通じて様々な情報を効率よく処理していく能力は今のビジネスマンに必須のもの、といっても差し支えないでしょう。オフィス移転業者の選定にも、その「情報処理能力」は欠かせないものとなります。

現代はまさに星の数ほどのオフィス移転業者が存在します。中には眉唾ものの業者もおり、玉石混交と言えるでしょう。あらかじめ情報を入手、もしくは仕事上付き合いのある、信頼できる業者に移転を依頼できるならともかく、一から(移転業者を)選定する場合は、現代であればインターネットを駆使して優良なところを見極めなければなりません。

今は、そうした移転業者の比較サイトというものが存在しており、各業者の口コミ、評価などが閲覧できるようになっています。そうしたサイトを見るのが、最適な移転業者の選定への近道とも言えますが、百聞は一見に如かず。実際に自分の目で業者の質を確かめたい、という人も中にはいることでしょう。

そうした志向を持つ人は、実際に移転業者をホームページで確認するのがオススメです。確認するポイントとしては、まず実際に行った移転に関する実績がどれくらいのものか、そして業者ならではの強みがどこにあるのかを見ます。そして、実際に移転を行った時の様子や完成図などを写真で細かく載せているところもあるので、それらもよく確認しておきましょう。
総合的にチェックしてみて「ここが良い」という結論に至ったら、実際に業者の事務所などを訪れてみることも大事です。ホームページだけでは見えてこなかった、業者の本質が事務所には見え隠れしているものです。担当者の対応なども含めて業者の全体的な雰囲気をよく察知し、本当に契約を結んでも良いものかどうか、最終的な判断を下しましょう。

いかがでしたか。オフィス移転はまさに企業の一大イベントとも言えます。そこにかかるコスト、そして時間はとてつもない物がある、といっても過言ではありません。移転をスムーズに行い、新たなスタートを順調に切るためにも、そのアシストをしてくれるオフィス移転業者の選定は慎重に慎重を重ねる必要があります。様々な角度から複数の移転業者を分析し、「実績と信頼」に裏打ちされた業者を選定しましょう。

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