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2018年5月24日 • ワークスタイル

トレンドのコーヒーメーカー!コミュニケーションの活性化などメリット大

仕事で忙しい一日に、束の間のブレイクタイム。気持ちをリフレッシュさせるためにはぜひとも確保したい時間です。そんなブレイクタイムに彩りを添えるのが、コーヒーなどの飲み物だということは、異論のない所ではないでしょうか。今回は、休憩時間にコーヒー等の飲料を飲むことがコミュニケーション活性化にも役立つかもしれない、その理由を探っていくとともに、専門店顔負けのコーヒーメーカーも紹介していきます。

コーヒーメーカー導入でコミュニケーション活性化!

近年、リフレッシュスペースを作り、そこにコーヒーメーカーなど各種飲み物(無料のものが多い)を導入して従業員に利用してもらう企業が増えてきました。社内コミュニケーションを図ることの重要性は以前から広く試行錯誤されており、実際にそのための施策も様々重ねて実践されてきましたが、いわゆる「オフィスカフェ」の存在は成功事例として今や広く認知されています。

普段仕事をしている業務スペースは(デザイン性に富んでいる企業も増えつつあるものの)基本的に無味乾燥な場所であり、仕事が繁忙期の時など、空気が張りつめている状態であることも多く、コミュニケーションも固くなりがちで肉体的、精神的にストレスをためてしまいます。一方、オフィスカフェのスペースは、そんな空気から解放されてほっと一息つける場所であり、ストレスが解消されるほか、多くの従業員が集まることで普段会話をしたことのない人とも自然にコミュニケーションが取れ十二分にリフレッシュでき、次の仕事への活力源となります。さらに、何気ない会話の中で思わぬ仕事上のアイデアが生まれることもあるのです。それはまさに、仕事ばかりですっかりカタくなってしまった頭が、リフレッシュしたおかげで柔軟になり、他人の言葉に閃きを得るチャンスが広がっている、とも言えるでしょう。

このように、オフィスカフェは様々な意味で企業にプラスアルファの効果をもたらしてくれます。

オフィスカフェの実際と、設置方法を考えよう!

さて、従業員に対し様々なプラス効果が見込めるオフィスカフェですが、具体的にはどのような形となっているのでしょうか。
複数台の自動販売機と座れるベンチがあればよい、というわけではありません。それだけでは残念ながら、従業員にとって十分な憩いの場とはなっていないのです。

オフィスデザインに長けた企業では、職人顔負けの本格的なコーヒーメーカーを用意し、味わい深いドリップコーヒーを気軽に飲めるだけでなく、フレーバーティーやチョコレートドリンクなども楽しめるようになっています。そこにクッキーやドーナッツなどのお菓子も用意されて、ちょっとしたおやつタイムになることや、さらに、現在テレビCMでも積極的に放映されていますが、外部業者に委託し常駐バリスタがこだわりのコーヒーを提供しているところまであるのです。

中には驚かれた人もいるかもしれませんが、従業員の福利厚生を第一に考えている企業では、このようなコーヒーの提供方法が現在ではむしろ当たり前のように行われているのです。さて、このような現状に触発されて、いざ自分のオフィス内にもコーヒーメーカーを設置してみよう、と思った時にはどのようなことに気を付ければ良いでしょうか、次に見ていきましょう。

まずは、オフィス内に十分なスペースがあるかどうかを確認しましょう。たとえ狭いオフィスであったとしても、コーヒーメーカー自体はそんなに場所を取るものではないので、給湯室があればそこに設置するだけでもOKです。「休憩スペース」があるならば、コーヒーメーカーだけでなく、雰囲気にもこだわってみましょう。照明を多少暗くしてみたり、テーブルやイス、ソファといったものを用意すればちょっとしたカフェショップが完成します。工夫次第でいくらでも従業員の憩いの場所を作れるのです。

今はこんなコーヒーメーカーがオススメ!

さて、実際にコーヒーを飲むことのできるメーカーにはどういったものがあるのか、次に見ていきましょう。

1:自動販売機タイプ
最も一般的なタイプとなります。企業が飲料メーカーと契約し、社内、もしくは社外すぐの場所に自動販売機が設置される形となります。誰でも気軽に利用できるというメリットがありますが、特に社内に設置する場合は場所を取ってしまうので、使用目的や企業の規模によって最適な自動販売機を設置するようにしましょう。

2:1度に数杯のコーヒーを抽出するタイプ
いわゆる「ブリュワータイプ」と呼ばれるコーヒーメーカーです。1度に多くのコーヒーを抽出できるので、特に来客があった場合や会議をするとき、セミナーの時など、多くの従業員に短時間でコーヒーを提供することが必要な場合に重宝します。多くのオフィスがこのタイプのコーヒーメーカーを採用しているという現状があります。

3:1度に1杯のコーヒーを抽出するタイプ
専用の機械にコーヒー袋や専用カプセルを設置し、ボタンを押せばドリップが開始されて、1人分のコーヒーができあがるタイプです。その都度1杯ずつドリップされるので、常に新鮮で本格的なコーヒーが楽しめます。味も多くの種類があるので、コーヒーにこだわりがあり、深い味わいを楽しみたい人にはオススメの機械となるでしょう。

いずれのケースにおいても、一流の飲料メーカーが製造に携わっている場合があるので、ホームページなどで情報を確認し契約を検討して、従業員に美味しいコーヒーを提供できるような環境を整えてみましょう。

いかがでしたか。オフィスにおけるひと時の休憩、せっかくだったら短い時間でも大いに楽しみたいものですが、こだわりの味と香りを有するコーヒーを嗜むのもオススメです。今、企業では従業員の福利厚生を重視し、驚くほどの環境(美味しいコーヒーと、癒しの雰囲気に満ちているリフレッシュスペース)を用意しているところもあります。これから導入を検討している企業でも、品質の良いコーヒーメーカーを購入、設置するだけで十分に従業員の癒しとなることでしょう。ぜひ一度検討してみてください。

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2018年4月27日 • ワークスタイル

オフィスレイアウトに関係するテレビ会議システムって何?

テレビ会議とは、参加者が離れたところにいながら、音声や映像通信によって会議や打ち合わせを行なうことができるシステムです。このテレビ会議システムの導入を検討する企業は、年々増えてきていると言われています。テレビ会議システムは耳にすることが多い単語ですが、実際にきちんと理解しているでしょうか。
テレビ会議システムとはなにか、またテレビ会議システムが企業に注目されている理由についてまとめます。

テレビ会議システムはどのように使われるの?

「テレビ会議システム」と聞くと、会社の遠くの支店や営業所にいる従業員同士が会議を行なうための専用ツールと思う人が多いと思います。もちろん、会議に使用するものではありますが、テレビ会議システムは会議以外にもさまざまな場面で活用することができます。遠隔地との通話や映像通信が可能になるため、リアルタイムでの情報共有をはじめ、複数でのミーティングやディスカッションを実現できます。会議のためというよりも社内の新しいコミュニケーションツールという形で活用できるのです。
また、使用する場所は会社内だけでなく、家と会社でデメリットなく仕事するための在宅勤務や語学レッスンを受ける語学教育、会社ではなく別施設などで行なう外部研修などをこのテレビ会議システムだけで実現できます。さらに、システムを幅広く活用することで、社内拠点間で行なう各部門会議や商品企画会議、株主総会や経営方針演説などの方針発表会、会社内外問わず行なわれる打ち合わせ、大学や専門の遠隔授業や講習会、説明会などの講義、表彰式や式典などのイベントにも活用できます。

テレビ会議システムで効率的な会議を行なうための映像ソースとして、PC映像の送受信による資料共有、さらに資料カメラを外部映像入力ポートに接続することで立体物から紙資料まで細かい部分までの情報を共有できます。DVD・ビデオ映像配信では文字通り映像を配信でき、プロジェクター機能ではイベントやセミナーなどのために映像を大画面に映し出すことが可能になります。多地点機能では複数の拠点と同時接続することができます。

このようにテレビ会議システムには多様な機能があり、これらを組み合わせることでよりテレビ会議システムによる円滑なコミュニケーションを取ることができます。

テレビ会議システムが企業に与えるメリット

テレビ会議システムを企業が導入することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか。上記のような社内外の情報共有やコミュニケーションを円滑に行なうだけでなく、企業に与えるメリットをご紹介します。

・遠隔地との会議を可能にすることで、遠隔地への交通費や宿泊費、移動時間などの人件費やコストを削減できる。
・疫病や国際事情などの理由で行くことができない地域の拠点や取引先とも打ち合わせが可能になる。
・テレビ会議システムを長期で使用することにより、費用対効果が分かりやすく表れる。(出張費などのコストとテレビ会議システムを導入する費用を比較)
上記であげた項目をはじめ、何よりも大きなメリットだと考えられるのがコミュニケーションの活性化です。出張回数は減らし、テレビ会議システムを増やすことで、出張に行くコストよりも少ないコストで出張の何倍ものコミュニケーションを取ることが可能になり、信頼関係を築いていくことができます。

また、テレビ会議システムを日常的につなぎ続けることで、ワークスタイルの変革を可能にし、無駄がなくなります。電話やメールFAXなどといったコミュニケーション方法の回数を減らし、テレビ会議システムでコミュニケーションをとった場合、情報を共有した瞬間に相手のリアクションを見ることができ、効率性を向上します。

それ以外にも、企業の業種などによっては、拠点同士を常時つなぎ続けることで、離れたオフィスをつなぐことができ、距離感を感じずに団結力を深めて仕事を行なうことが可能になります。

テレビ会議システムを導入してみよう

テレビ会議システムの導入を検討している企業の中には、テレビ会議システムの種類の多さや導入方法に不安を抱えている人がいるかもしれません。
テレビ会議システムにはさまざまな呼称があります。しかし、テレビ会議システムの種類を大きく分けると、テレビやプロジェクターといったモニターに専用の端末をつないで利用するテレビ会議システムの専用機タイプと、パソコンに専用のソフトウェアをインストールした後、マイクやカメラを外部接続して利用するもの、またはWebブラウザを使用するソフトウェアベースタイプの2種類になります。テレビ会議システムを扱うための専門知識が少なくても、専用機タイプのものであれば操作はリモコンで簡単に行なうことができます。

テレビ会議システムにかかる費用を専用機タイプで計算すると、テレビ会議システム専用機本体のレンタル・リース費用とテレビ会議システムを行なうために企業が使用する通信費の2つになります。使用状態などによって月にかかる費用に変動はありますが、拠点が多く、出張や拠点会議を多く行なう企業にとっては、コストを大きく削減できるかもしれません。

テレビ会議システムの構造や構成、役割については、テレビ会議システムを扱う業者による解説やデモンストレーションで実際に確認し、理解することができます。テレビ会議システムの導入検討、相談、デモンストレーション、納品、設置、トラブル、運用までしっかりサポートしてもらえるので、テレビ会議システムの導入を検討している企業はチャレンジするべきかもしれません。

そして、テレビ会議システムを設置する際のレイアウトですが、基本的にはオフィスにおける全てのスペースに設置することが可能です。
しかし、システム使用の用途や人数によって種類を選ぶ必要があります。また、モニターを見やすいように背景は落ち着いた色の柄のない壁紙にするなど工夫が必要です。導入する際は使用しやすい環境になるよう、オフィスレイアウトにも気をつけるようにしましょう。

テレビ会議システムは、会社の各拠点同士の会議のためだけのツールではなく、働き方の多様化や会社内外のコミュニケーションをより充実させ、従業員同士の信頼関係をより厚く築くためのシステムです。情報共有の早さに特化しているだけでなく、正確な資料や情報共有を実現させ、リアルタイムで相手のリアクションを得ることで効率的な働き方を実現させることができます。
会社に行くことができない、遠隔地に行くことができない、物理的に不可能だったことを可能にしていくテレビ会議システムは、これからも人々の働き方を大きく変えていくでしょう。

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2018年4月26日 • トレンド, ワークスタイル

オフィスの雰囲気を良くするおしゃれな工夫6つ

働く環境を企業がデザインしている現代は、オフィスデザインやレイアウト変更など大規模な働く環境の改革だけでなく、企業がオフィスをより良くするために自社でできる小さなレイアウト変更や工夫が行われています。その小さな工夫によってオフィスの雰囲気を変え、より良くすることができるかもしれません。
ここでは、簡単にオフィスの雰囲気をより良くするためのおしゃれな工夫をご紹介します。

おしゃれなオフィスデザインにするポイント

オフィスをおしゃれに見せるために使えるポイントを紹介します。

1:使用するカラーを決める
オフィスデザインや企業の印象などに合わせてオフィスカラーや配色を決めることが大切です。極端な配色は避け、ホワイトやグレーなどをベースに、アクセントカラー、壁や床などにワンポイントとして金属や木材などの素材感をプラスすると、おしゃれな印象に変えることができます。企業の業種などに合わせて活気あるカラフルな配色や、反対にモノトーンの配色にすると個性を加えることができます。

2:観葉植物を置く
癒しやオフィスに明るさを取り入れるために観葉植物を置くオフィスが多数ありますが、デスクや空間の区切りとして観葉植物を置くことで、よりおしゃれな雰囲気をつくることができます。鉢植えだけでなく、壁面緑化や天井に取り入れるなど大胆な配置の例もあります。

3:照明デザインを変える
照明はオフィス全体の雰囲気に関わる大切なポイントです。オフィス空間ごとに明るさや色合いを変えることでメリハリをつけ、オフィスの雰囲気を手軽に変えることができます。

4:壁紙や床材を変える
オフィス空間の大部分は床と壁です。そのため、床材や壁材を変えることは大きく印象を変えることになります。DIYが流行している最近では手軽に壁材や床材を変えることができ、ワンポイントとして壁や床の一部を変更するのも可能です。

5:オフィス什器と家庭用インテリア家具
オフィスで使用されているオフィス什器はシンプルなものが多く、機能性重視のため、見た目にインパクトがないものもたくさんあります。そこでオフィス什器ではなく、家庭用インテリア家具をオフィスに取り入れることでコスト削減やオフィスの雰囲気を変えることができます。

6:リフレッシュできるスペースを充実させる
オフィスの中でも重要視され始めているリフレッシュスペースですが、オンオフの切り替えや従業員のコミュニケーションに必要不可欠です。

エントランスでできるおしゃれな工夫

エントランスは上記のポイントすべてを実現することができる空間です。またオフィスのエントランスは、オフィスの顔であり、第一印象を決める場所になります。エントランスをおしゃれにすることで、従業員のモチベーションだけでなく、訪れるお客様や他社にもより良い印象を持ってもらえるかもしれません。

エントランスのポイントとして、企業が与えたい印象に合ったコンセプトと清潔感を持つことが必要です。
例えば、暖かみを持つエントランスは、照明を暖色にしたり、照明器具を丸いものやデザイン性の高いものにするとより暖かい印象になります。
エントランスの壁や床にDIYの壁材や床材で変化を加えるだけでも、格段におしゃれ度をアップさせることができます。ウッド調のものやラグジュアリーなものを壁や床の一部に取り入れるだけで高級感を持たせることも可能です。DIYは貼るのも簡単ですが、剥がすときも簡単なものが多いため、お試し感覚でデザイン変更ができます。
また、受付の有人無人も大きなポイントです。無人受付システムの導入によりスタイリッシュでスピーディなエントランスを実現できます。
エントランスは多くの人が出入りする場所なので、清潔感を保てるようなレイアウトが理想です。汚れの目立たない素材を使用したり、オフィス什器や家庭用インテリアなどの色も空間に合わせたものを使用してエントランスに統一感を持たせることでおしゃれで清潔感のあるエントランスになります。
さらにエントランスに待合室があるオフィスも多く、人を待たせる機会も多いため、企業の商品や事業内容がわかるようなディスプレイなどをつくることで企業の周知や理解を広げることができ、信用や信頼を持ってもらうきっかけにもなります。

使い方が多様な観葉植物を取り入れる

観葉植物はオフィスの雰囲気を視覚的に変えるために最も手軽なアイテムかもしれません。目に癒しを与えたり、機械的なオフィスの中でも自然や癒しを感じることができるため、観葉植物を使用するオフィスも少なくありません。植物を見る効果として、モチベーションの向上、不安定性の減少、満足度の向上などがあると言われています。しかし、観葉植物はただ観賞のために置かれているわけではありません。観葉植物を使い、おしゃれなオフィスを演出することができます。

まず、観葉植物をおしゃれに配置するポイントです。観葉植物の種類は多い方がより良いです。鉢植えタイプのものでも、観葉植物の種類によって背丈がまったく異なります。背の低い棚やデスクに並べる場合は、同じような背丈の観葉植物を並べると開放的かつおしゃれに見えます。人が歩く動線上に置く場合は、花道のように左右に並べたりします。観葉植物を配置する場合は必ず人の目線の高さに合わせ、視界に入るように置きましょう。
また、観葉植物の緑をオフィス内の空間のアクセントとして使用する用途もありますが、空間を区切るパーテーションとしての役割も担うことができます。リフレッシュスペースの空間の仕切りや廊下など、従業員の動線上の軽い仕切りに使用することができます。自然の空気清浄やオフィスの雰囲気を良くする点でも観葉植物の効果は期待できると考えられます。

オフィスの雰囲気は、今あるオフィスデザインを基準とし、少しの工夫で変化させることができます。大規模なオフィスデザインの変更とは異なり、お試し感覚やチャレンジという意味で気軽に変更したり、戻したりすることができることがメリットだと考えられます。
オフィスデザインや雰囲気がおしゃれになると、従業員のモチベーションだけでなく、お客様や他社からの見られ方も変えることができ、気持ちを一新させることができます。オフィスに合った工夫を見つけ、おしゃれオフィスをつくりましょう。

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